1. Was MUSS in jedem E-Mailing enthalten sein? Seite 2007 müssen die auf Geschäftsbriefen notwendigen Pflichtangaben auch in E-Mails gemacht werden. Konkret wird verlangt, dass die gesetzlichen Pflichtangaben nicht mehr nur auf der klassischen Papier-Post sondern auf Geschäftsbriefen gleich welcher Form gemacht werden müssen. Das trifft vor allem auch den elektronischen Geschäftsverkehr per E-Mail. Ausgenommen sind lediglich Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung gemacht werden und für die Vordrucke genutzt werden. Schon bei Bestellscheinen sind aber wieder alle Angaben notwendig.

Impressum

Anzugeben sind bei

einer AG (nach § 80 AktG)

  • Rechtsform
  • Registergericht und –nummer
  • Sitz
  • die Namen aller Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen; der Vorstandsvorsitzende ist als solcher zu bezeichnen
  • wenn Angaben über das Kapital der AG gemacht werden, muss das Grundkapital sowie, wenn auf Aktien der Aus-gabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden
  • bei Korrespondenz einer inländischen Zweigniederlassung einer ausländischen AG muss Sitz und Registergericht und Registernummer der Zweigniederlassung angegeben werden

einer GmbH (nach § 35a GmbHG)

  • Rechtsform
  • Registergericht und –nummer
  • Sitz
  • Namen der Geschäftsführer und des Aufsichtsratsvorsitzenden (sofern Aufsichtsrat vorhanden) mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
  • wenn Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, sind das Stammkapital und, soweit nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben

einem Kaufmann (nach § 37a HGB)

  • Firma (Name des Kaufmanns, unter dem er im Handelsverkehr agiert)
  • ggf. Zusätze wie e.K.
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht und –nummer

einer OHG (nach § 125a HGB)

  • Rechtsform
  • Sitz
  • Registergericht und –nummer
  • Wenn kein Gesellschafter eine natürliche Person ist: Angaben über Gesellschafter nach o.g. Spezialvorschriften für GmbH oder AG
Für eine KG und für eine Partnerschaftsgesellschaft gelten im Wesentlichen ebenfalls die Regelungen aus 125a HGB. Das Impressum kann frei im E-Mailing platziert werden, es darf jedoch nicht zwischen dem restlichen Inhalt untergehen oder gar „versteckt“ werden. Damit sind auch bauernschlaue Anwendungen wie unlesbar kleine Schrift oder weiße Schrift auf weißem Hintergrund gemeint. Das Impressum kann alternativ auch verlinkt sein (z.B. auf der eigenen Webseite), allerdings ist diese Methode äußerst unsicher und nicht zu empfehlen.

Abmeldeoption

Wer Werbe E-Mails versendet, ist verpflichtet, den Empfängern die Möglichkeit zu geben, sich aus dem Verteiler auszutragen, und auf diese Möglichkeit deutlich hinzuweisen (§28 Abs. 4 BDSG, §7 Abs. 2 Nr. 4 UWG, § 13 Abs. 2 Nr. 4 TMG, §  13 Abs. 3 TMG). Die beste Variante ist ein Abbestelllink direkt in der E-Mail. Nach dem Klick muss die Austragung zeitnah erfolgen.

Wichtig: Der Hinweis auf die Abbestellmöglichkeit muss bereits beim Einholen der Einwilligung erfolgen!

Die Abbstellung per E-Mail ist ebenso zulässig und muss auch vom Versender akzeptiert und umgesetzt werden! Dabei wird kein Link in der E-Mail angeklickt, sondern der Empfänger muss selbst eine E-Mail an eine bestimmte Adresse schicken – meist mit der Betreffzeile „Abbestellen“ oder ähnliches. Solche E-Mails müssen vom Versender verarbeitet werden und ebenso zeitnah zu einer nachhaltigen Abbestellung führen, wie der Abbestelllink in einer E-Mail!

Der Gesetzgeber definiert den Begriff zeitnah leider nicht näher. Er meint damit jedoch, dass es nicht unnötig lange dauern darf und keinerlei technische oder formale Hürden oder Verzögerungen vorhanden sein dürfen, die vermeidbar wären. Anders als z.B. in den USA gibt es kein klares Kulanzfenster nach der Abmeldung, in dem weitere E-Mails zulässig sind. Jeder Versender sollte daher Sorge tragen, dass die Abmeldung möglichst sofort und automatisch durchgeführt wird.

Unzulässig sind damit auch Abmelde-Bestätigungsmails! Mit dem Klick auf die Abmeldung erlischt sofort die Einwilligung in jegliche Werbe E-Mails. Da ein Unternehmen nach deutscher Rechtslage und Ansicht der meisten Gerichtsurteile gar keine nicht-werblichen E-Mails verschicken kann, ist sogar eine rein technische Informations-Mail über die erfolgreiche Abmeldung bereits unzulässige Werbung und Belästigung.

Ebenso unzulässig ist es, die Abmeldung per Formulareingaben oder gar in passwortgeschützen Bereichen von Kundenportalen zu „verstecken“. Eine Einwilligung darf nicht an die Registrierung bei einem Dienst gebunden werden und die Abbestellung muss jederzeit und direkt möglich sein.

Was SOLLTE in jedem E-Mailing enthalten sein?

Rettungslink

Damit eine ordentliche Darstellbarkeit immer gewährleistet werden kann, sollte jede E-Mail einen sogenannten „Rettungslink“ enthalten. Meist befindet sich dieser ganz oben in der Mail und lautet z.B. „Browser Version“. Ein Klick darauf öffnet die HTML-Version der E-Mail im Webbrowser. Dies ist sinnvoll, da selbst hervorragend optimierte E-Mail Templates nicht 100%ig in allen Mail Client Programmen dieser Welt dargestellt werden können.

Profiländerungs-Option

Um Empfänger nicht unnötig zu Abmeldern zu machen und für immer zu verlieren, weil diese sich an einer Kleinigkeit stoßen (z.B. wenig interessante Inhalte in einer einzigen Ausgabe), kann man einen Link auf eine Profiländerungsseite anbieten. Dort kann der Empfänger seine Angaben ändern (z.B. bei geänderten Kontaktdaten) oder aber auch seine Interessen genauer angeben, so dass zukünftige E-Mails eher seiner Erwartungshaltung entsprechen. Diese Maßnahme kann viele Abonnenten an den Newsletter binden und ist vergleichsweise einfach und kostengünstig umzusetzen.]]>

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