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In diesem Bereich verwaltet man sogenannte Inbound Mails, also E-Mails, die von einem fremden Mailserver als Antwort auf eine Versendung hin abgeschickt wurden. Diese Inbound Mails erreichen immer zuerst unsere Server und dort einen bestimmten Mandanten. Inbound Mails sind zum allergrößten Teil automatisch erzeugte E-Mails wie Unzustellbarkeitsnachrichten (Bounce), Autoreplies (z.B. „Out of office“) oder Spam Mails. Ein kleiner Teil sind sogenannte manuelle Antworten oder „manual replies“, also E-Mails, die als direkte Antwort auf einen Newsletter vom Empfänger den Absender geschickt wurden. Das sind oft Rückfragen zu den im Newsletter beworbenen Leistungen oder die Mitteilung, dass sich die Kontaktdaten des Empfängers geändert haben. Diese Informationen können im Einzelfall sehr wichtig sein und die INBOX stellt ein wertvolles Werkzeug zur Bearbeitung solcher Antworten dar. [caption id="attachment_1521" align="aligncenter" width="300"]Inbox Inbox[/caption]

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Auf der linken Seite findet man den Posteingang sowie die einzelnen Kampagnen-Postfächer. Mails, die keiner Kampagne eindeutig zugeordnet werden können (z.B. weil der Absender die E-Mail Header Informationen verändert hat), werden im Ordner Posteingang gespeichert. Die Anzahl der dort enthaltenen E-Mails insgesamt erkennt man an der Ziffer hinter den Nachrichten. Die Ziffer in Klammern, die fett hervorgehoben wird, zeigt an wie viele dieser E-Mails den Status „ungelesen“ haben. Unterhalb des Posteingangs findet sich das Icon zum Anlegen weiterer Ordner/Postfächer. Hier kann man beliebig viele eigene Ordner anlegen und individuell benennen, z.B. um manuell E-Mails dorthin zu verschieben. Auf diese Weise angelegte Ordner lassen sich auch wieder über das Icon hinter dem Ordnernamen löschen, allerdings löscht man dabei auch sämtliche im Ordner enthaltenen E-Mails mit! Den Ordner Posteingang selbst kann man jedoch nicht löschen. Im Bereich Kampagnen-Postfächer werden automatisch Ordner erzeugt, wenn eine Kampagne versendet wurde und Inbound Mails eingegegangen sind, die eindeutig dieser Kampagne zugeordnet werden können. Dabei wird für jede Kampagne ein Ordner erzeugt, der nach folgendem Schema benannt und dargestellt wird: Kampagnenname Versendedatum und -uhrzeit

mögliche Unterordner wie Spam, Autoreplies, Bounces Nachrichten: x (y)

Lange Kampagnennamen werden nach 22 Zeichen abgeschnitten. Fährt man mit der Maus über einen der Unterordner wie Spam, erscheint jedoch nach kurzer Zeit der volle Kampagnenname als Tool Tip. Mails werden, soweit es technisch möglich ist, in die passenden Unterordner einsortiert, diese werden jedoch nur nach Bedarf erzeugt, sind keine Bounce Mails erkannt worden, wird auch kein Bounce Ordner erzeugt. Die so erzeugten Ordner können ebenfalls samt allen enthaltenen E-Mails über das dahinter angezeigte „Ordner löschen“-Icon endgültig gelöscht werden. Man öffnet einen Ordner, in dem man auf den Namen klickt, alle enthaltenen E-Mails werden dann rechts aufgelistet. Der Name des aktuell ausgewählte/geöffneten Ordners wird grün dargestellt.

Inhaltsbereich

Auf der rechten Seite sieht man im dunkelblauen Überschriftenbalken noch einmal in welchem Ordner man sich gerade befindest. Unterhalb dieses Titelbalkens finden sich Möglichkeiten Mails zu verwalten und eine Filterfunktion. Die Checkbox ganz links erlaubt es, alle weiter unten aufgelisteten E-Mails auf einmal auszuwählen oder abzuwählen. Das Auswahlfeld rechts von dieser Checkbox stellt mehrere Optionen zur Bearbeitung der ausgewählten E-Mails zur Verfügung. Aktuell kann man hier alle ausgewählten sichtbaren Nachrichten löschen, ihren Status auf „ungelesen“ setzen oder diese in einen anderen Ordner verschieben. Mit OK löst man die jeweils eingestellte Option aus und selektiert bei der Möglichkeit „Verschieben“ den gewünschten Zielordner. Neben diesen Werkzeugen befindet sich das Icon zum Löschen des gesamten Ordnerinhalts. Man sollte diese Funktion vorsichtig einsetzen – man löscht damit sofort alle Nachrichten im geöffneten Ordner, ohne diese vorher auswählen zu müssen – der Ordner selbst bleibt dabei erhalten. Die Funktion heißt daher „Ordner leeren“. Am rechten Rand findet sich die Möglichkeit nach Schlagworten innerhalb des Absenders (E-Mail Adresse) oder der Betreffzeile zu filtern. Gibt man hier ein gesuchtes Schlagwort ein (mind. 3 Zeichen lang) und klickt auf „Filtern“, werden weiter unten alle Nachrichten ausgeblendet (nicht gelöscht!), in denen das gesuchte Schlagwort nicht vorkommt. Der Button „Filtern“ wird dabei auf „Reset“ gestellt, ein Klick auf Reset löscht das Schlagwort und blendet wieder die komplette Liste von Nachrichten ein. Unterhalb dieser Werkzeuge werden alle im Ordner enthaltenen Nachrichten aufgelistet. Dabei werden die Spalten Von (Kontakt), Datum (Eingang der Inbound Mail) und Betreff (der Inbound Mail) angezeigt. Diese Einträge werden solange fett dargestellt bis die Nachricht ausgewählt oder angeklickt wurde und damit als gelesen gilt. Klickt man eine Nachricht an, wird unterhalb der Liste die vollständige E-Mail dargestellt. Hier sieht man den vollen Betreff, sowie den Absender inklusive E-Mail Adresse. Rechts befindet sich ein roter Löschen Button, mit dem man bequem die so ausgewählte Nachricht endgültig löschen kann.

Mandanten werden mit einem kostenfreien Speichervolumen von 1024 MB für Inbound Mails ausgeliefert. In den Upgrades des Mandanten kann der Kundenservice zukünftig größere Speichervolumen freischalten, für die dann ggf. Zusatzgebühren anfallen.

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