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Kontaktexport

Möchtest Kontakte eines Mandanten als CSV-Datei exportieren, öffne bitte den Bereich Kontakte und klicke rechts oben auf den Link „Kontakte exportieren„. Kontakte exportieren Es öffnet sich eine Seite, in der die Auswahlkriterien für den Export festlegen kannst. Kontaktexport Übersicht  

Datenauswahl und Filterung

Bereich „Datenauswahl“

In diesem Bereich (rechts oben) legst fest, ob alle existierenden Felder oder nur diejenigen mit Stammdaten exportiert werden sollen (ersteres kann unter Umständen erheblich mehr Zeit in Anspruch nehmen). In der Grundeinstellung wird ein Datenexport nur mit den Stammdaten (siehe Kontaktfelder) ausgeführt, da dieser schneller geht und die nötigsten Informationen enthält. Benötigst aber sämtliche Datenfelder (z.B. selbst angelegte Kontaktdatenfelder), dann wähle hier bitte „Komplett“ aus. Desweiteren kann hier ein Feldtrenner für die Datensätze angegeben werden.

Tipp: Export mit Feldtrenner „TAB“:

Unseren Erfahrungen zufolge kann es durchaus vorkommen, dass sich in deinen Datensätzen Kommata oder sogar Strichpunkte (Semikolon) befinden. Um dadurch verursachte Probleme zu vermeiden, wähle bitte stets im Bereich „Daten-Auswahl“ TAB als Feldtrenner: Feldtrenner TAB

Bereich „Status“

Im Bereich „Status“ (links oben) hast die Möglichkeit die Kontakte nach ihrem Status zu filtern. kannst hier Alle Kontakte für den Export auswählen, nur Aktive, Abgemeldete oder Bouncer.

Bereich „Filter 1“

Diese Box erlaubt es Dir, die exportierten Daten nach einem bestimmten Kontaktdatenfeld zu filtern. Um den Filter zu verwenden, wähle bitte die Checkbox „Aktivieren“ aus, selektiere das gewünschte Datenfeld (z.B. PLZ), einen Operator (z.B. >) und gib in das letzte Feld eine gültigen Wert ein. Bitte beachte, dass verschiedene Kontaktdatenfelder nur bestimmte Werte erlauben. Ein Datumsfeld z.B. muss Werte in einem festgelegten Format (z.B. 24-12-2000) erhalten.

Bereich „Filter 2“

In dieser Box findest einen Filter, der sich auf das Nutzerverhalten (Response) der Kontakte bezieht. kannst hier einstellen, dass z.B. nur Kontakte exportiert werden sollen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums E-Mails geöffnet haben. Diesen Filter kannst mit Filter  1 und den anderen Einstellungen für den Export kombinieren. Folgende Auswahlkriterien stehen zur Verfügung:
  • alle neuen: alle Kontakte, die im Auswahlzeitraum neu hinzugekommen sind (Anmeldung, Import usw)
  • alle neu angemeldeten: alle Kontakte, die sich im Auswahlzeitraum neu angemeldet haben (per Anmeldeseite)
  • email empfänger: alle Kontakte, die im Auswahlzeitraum wenigstens eine E-Mail erhalten haben (im Verteiler waren)
  • keine email empfänger: alle Kontakte, die im Auswahlzeitraum keine E-Mail erhalten haben (in keinem Verteiler waren)
  • email öffner: alle Kontakte, die im Auswahlzeitraum wenigstens eine E-Mail geöffnet haben
  • keine email öffner: alle Kontakte, die im Auswahlzeitraum wenigstens eine E-Mail erhalten, aber keine davon geöffnet haben
  • alle abgemeldeten:  alle Kontakte, die sich im Auswahlzeitraum abgemeldet haben
  • alle Bouncer:  alle Kontakte, die im Auswahlzeitraum auf Status B (Bouncer) gestellt wurden
  • alle Klicker:  alle Kontakte, die im Auswahlzeitraum wenigstens in einer E-Mail einen Link geklickt haben
  • alle geänderten:  alle Kontakte, deren Kontaktdaten im Auswahlzeitraum geändert wurden
Starte nun den Export über die Schaltfläche Job starten.

Die Erstellung der Exportdatei kann, je nach Datenmenge, einige Zeit dauern. Daher musst nicht an dieser Stelle warten, bis der Job abgeschlossen ist. Komme einfach später wieder in dieses Fenster um nachzusehen oder lass Dich vom System per E-Mail informieren, wenn die Download Datei bereit steht.

Unterhalb der Filtereinstellungen findest ein persönlich für Dich erstelltes Passwort. Dieses benötigst , um die exportierte ZIP-Datei zu entpacken. Beim Kontaktexport packen wir alle CSV-Dateien automatisch in eine passwortgeschüzte ZIP Datei, damit Unbefugte nicht so leicht an Deine Daten kommen können und damit die Datei für den Download komprimiert wird. Wurde die Exportdatei erstellt, findest den Downloadlink unterhalb der Filterboxen in dieser Seite. Exportdatei Downloadlink  

Tipps zum Export/ Darstellung in Tabellenkalkulationsprogrammen

Die CSV-Datei, in die deine Daten exportiert werden, ist UTF-8-kodiert. Für eine übersichtliche Darstellung empfehlen wir die hier erläuterte Vorgehensweise.  

Tabellenkalkulationsprogramm auswählen

Wir empfehlen, falls die Möglichkeit besteht, hierfür mit Openoffice oder Libreoffice zu arbeiten, da dort nur ein Arbeitsschritt notwendig ist. Auch in MS Excel ist jedoch bei der richtigen Vorgehensweise eine übersichtliche Darstellung möglich.

Excel

Öffnest eine CSV-Datei per Doppelklick in Excel, so ist die Darstellung der Datensätze nicht sonderlich übersichtlich. Deswegen öffne bitte eine leere Arbeitsmappe in Excel: Leere Arbeitsmappe Nun wähle bitte den Reiter „Daten“, den Menüpunkt „externe Daten abrufen“ und hier dann „aus Text“: Daten aus Text Anschliessend suche bitte die CSV-Datei auf dem PC und klicke auf „Importieren“: Import in Excel Nun öffnet sich der Textkonvertierungsassistent.
Textkonvertierungsassistent
Auf der ersten von 3 Seiten tätige bitte folgende Einstellungen: Textkonvertierungsassistent 1
Ursprünglicher Datentyp
Getrennt
Dateiursprung
65001: Unicode (UTF-8)
Die Daten haben Überschriften
Unsere Exportdateien haben eine Spaltenüberschrift, z.B. CHQ_ADDRESS, STATUS usw. Demzufolge setze bitte hier ein Häkchen! Nun klicke bitte auf „Weiter“. Im Schritt 2 des Assistenten sollte nun in der Datenvorschau im unteren Bereich bereits eine strukturiertere Darstellung erkennbar sein.
Trennzeichen
Hier muss „Tabstopp“ angekreuzt sein. Ist dies sichergestellt, klicke bitte auf „fertigstellen“. Textkonvertierungsassistent 2
Arbeitsmappe wählen
Im 3. Schritt des Assistenten muss allenfalls die Einstellung „Wo sollen die Daten eingefügt werden?“ geändert werden, falls nicht das bestehende Arbeitsblatt verwenden willst. Ansonsten klicke bitte auf „OK“. Textkonvertierungsassistent 3
Fertig!
Nun hast die Kontaktdaten übersichtlich angeordnet: Fertig!      

Was genau sind CSV-Dateien?

Das Dateiformat CSV steht für englisch Comma-separated values (seltener Character-separated values, da das Trennzeichen nicht zwingend ein Komma sein muss) und beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten. Die Dateinamenserweiterung lautet .csv. Ein allgemeiner Standard für das Dateiformat CSV existiert nicht, jedoch wird es im RFC 4180 grundlegend beschrieben. Die zu verwendende Zeichenkodierung ist ebenso wenig festgelegt; 7-Bit-ASCII gilt weithin als der kleinste gemeinsame Nenner. Innerhalb der Textdatei haben einige Zeichen eine Sonderfunktion zur Strukturierung der Daten.
  • Ein Zeichen wird zur Trennung von Datensätzen benutzt. Dies ist in der Regel der Zeilenumbruch des Datei-erzeugenden Betriebssystems – bei dem Betriebssystem Windows sind es in der Praxis oft tatsächlich zwei Zeichen.
  • Ein Zeichen wird zur Trennung von Datenfeldern (Spalten) innerhalb der Datensätze benutzt. Allgemein wird dafür das Komma eingesetzt. In XQ:Campaign sind auch Semikolon, Doppelpunkt, Tabulator, Leerzeichen möglich.
  • Um Sonderzeichen innerhalb der Daten nutzen zu können (z. B. Komma in Dezimalzahlwerten), wird ein Feldbegrenzerzeichen (auch: Textbegrenzungszeichen) benutzt. Normalerweise ist dieser Feldbegrenzer das Anführungszeichen . Wenn der Feldbegrenzer selbst in den Daten enthalten ist, wird dieser im Datenfeld verdoppelt.
Der erste Datensatz kann ein Kopfdatensatz sein, der die Spaltennamen definiert, diese muss nicht zwingend enthalten sein. Jeder Datensatz sollte laut RFC 4180, Absatz 2, Punkt 4 die gleiche Anzahl Spalten enthalten – dies wird aber nicht immer eingehalten, insbesondere Excel ist bekannt dafür, beim Speichern einer CSV Datei leere Datenfelder nicht durch ein Trennungszeichen anzugeben. XQ:Campaign erwartet jedoch immer ein Trennungszeichen, auch wenn das Datenfeld keinen Wert enthält. Dementsprechend wird beim Export auch immer ein solches Trennungszeichen gesetzt. Beispiel einer CSV Datei
Stunde;Montag;Dienstag;Mittwoch;Donnerstag;Freitag
1;Mathe;Deutsch;Englisch;Mathe;Kunst
2;Sport;Französisch;Geschichte;Sport;Geschichte
3;Sport;"Religion ev;kath";Kunst;;Kunst
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