Wir möchten Dir die Verwaltung und Arbeit mit Kontakten und Verteilerlisten so einfach wie möglich machen. Dabei gehen wir davon aus, dass es nicht in Deinem Interesse ist als „Spam-Versender“ auffällig zu werden oder irgend etwas an Empfänger zu verschicken, die gar keine E-Mails von Dir haben wollen. Aus diesen Gründen helfen wir wo wir können Deine Kontaktliste so sauber und die Inhalte Ihrer Newsletter so relevant wie nur möglich zu halten. Wenn zuvor ein anderes System verwendet hast, bist eventuell eine andere Art von Datenbank gewohnt als bei uns vorfinden wirst. Unser System bietet Dir eine allgemeine Liste oder Kontaktdatenbank, in der sämtliche Kontakte bzw. Kontaktdatensätze eines Mandanten enthalten sind. Wichtig ist hierbei zu verstehen, dass jede E-Mail Adresse eines Kontaktdatensatzes nur einmal in der Kontaktdatenbank vorkommen kann und sich sämtliche Veränderungen wie Bounces, Abmeldungen, Missbrauchsbeschwerden, die Effekte durch Grey Listing usw. immer auf alle betroffenen Kontaktdatensätze der Datenbank beziehen. Nehmen wir an verfügst über eine Empfängerliste von 10.000 E-Mail Adressen, die Dir als Excel Tabelle vorliegt. speicherst diese als CSV Datei ab und importierst sie in Deinen Mandanten (nennen wir ihn einfach „MeineFirma“). Nun kannst über alle Adressen in der Kontaktdatenbank von MeineFirma verfügen und Deinen nächsten Newsletter z.B. einfach an alle vorhandenen Kontakte verschicken (diese Kontakte haben automatisch alle den Status A wie aktiv, was bedeutet, dass das System E-Mails an diese versenden darf, wenn sie als Empfänger für eine Versendung ausgewählt werden).

Eine E-Mail Kampagne besteht immer aus dem Inhalt und dem Template, sowie der extra für sie erstellten Verteilerliste. Diese Verteilerliste kann die gesamte Kontaktdatenbank umfassen, aber auch nur Teilsegmente der vorhandenen Kontakte (s. weiter unten Segmentierung). Die Verteilerliste ist nach erfolgter Versendung nicht mehr verfügbar, es werden keine Kopien von Kontaktdatensätzen erstellt oder Änderungen daran vorgenommen, lediglich eine bestimmte Menge Kontakte einer Kampagne für diese eine Versendung zugeordnet.

15 Personen klicken nach Erhalt der E-Mails auf den Abmeldelink im Newsletter. Diese 15 Kontaktdatensätze werden vom System sofort auf Versendestatus U wie Unsubscribed (abgemeldet) gestellt. Selbst wenn nun für Deine nächste Versendung wieder alle Kontakte der Kontaktdatenbank auswählst, werden diese 15 Kontakte mit Status U automatisch NICHT ausgewählt und natürlich schon gar nicht beschickt. Diese Kontakte sind weiterhin Deine Kunden und sollten auch in der Kontaktdatenbank verbleiben, vielleicht meldet sich einer dieser Empfänger zu einem späteren Zeitpunkt wieder für Deinen Newsletter an – dann würde sein Status automatisch wieder A lauten und er zukünftige Newsletter erhalten. Damit abgemeldete Empfänger nicht versehentlich doch erneut beschickt werden, ist es unerlässlich die Kontaktdatensätze in der Datenbank zu belassen anstatt diese z.B. einfach zu löschen. Mit dem Status ist nämlich die erteilte oder verweigerte Zustimmung für den Erhalt von Werbe E-Mails durch Dich verknüpft, die im Streitfall eindeutig nachweisen können musst. Könntest die 10.000 Adressen aus Deiner CSV nun erneut importieren und dabei eine separate Liste erstellen, würden sämtliche Adressen in der Kontaktdatenbank doppelt vorkommen, die 15 abgemeldeten einmal mit Status U und einmal mit Status A. würdest sofort Gefahr laufen, die eigentlich abgemeldeten Adressen anzuschreiben und diese Empfänger sehr ärgerlich machen. Im schlimmsten Fall würden diese eine Missbrauchsbeschwerde gegen Dich anstreben und ggf. auch eine Unterlassung erwirken, die hohe Kosten verursachen kann. Überschreitet die Anzahl der Beschwerden ein recht niedrig angesetztes Niveau, können uns ISPs und Zertifizierer dazu zwingen Deinenn Mandanten abzuschalten und weitere Versendungen zu unterbinden.

Einige Richtlinien, um oben genanntes Szenario zu vermeiden

  • Der sicherste Weg ist die Tatsache, dass alle Deine importierten Adressen immer nur in eine Liste oder Datenbank im Mandant speichern kannst. Dabei wird die E-Mail Adresse als Schlüsselfeld verwendet, um zu verhindern, dass Kontaktdatensätze doppelt angelegt werden können. Vorhandene Datensätze werden bei übereinstimmender E-Mail Adresse einfach aktualisiert (Hinweis: den Versendestatus kann auch ein Import nur eingeschränkt ändern, so z.B. nicht den Status U per Import in Status A ändern!).
  • Wenn immer wieder neue CSV Listen von Kontaktdaten importieren musst, z.B. weil die Segmentierung bereits in Deinem System vorgenommen hast, empfehlen wir sich mit unseren Verteilerlistenfiltern auseinanderzusetzen und mit Hilfe von zusätzlichen Feldern und eindeutigen Werten Verteiler zu erstellen, die bestimmte Untermengen der gesamten Datenbank enthalten. Beispielsweise könntest einen Import von 2.000 Adressen mit dem Feld Gruppe und dem Wert Promotion durchführen und bei der Verteilererstellung genau dieses Feld mit diesem Wert abfragen um nur diese 2.000 Adressen aus der Datenbank mit nun 10.000 bis 12.000 Kontakten auszuwählen.
  • Unsere API Schnittstelle ermöglicht es auf einfache Weise viele Listen automatisiert zu importieren und so Änderungen am Datenbestand in Ihrem System mit der Kontaktdatenbank in unserem System zu synchronisieren.
  • Gibt es überhaupt Anwendungsfälle, die mehr als eine Kontaktdatenbank oder Liste innerhalb eines Mandanten erfordern? Lediglich Agenturen und Dienstleister haben durchaus an so etwas ein Interesse, nämlich dann, wenn sie mehrere Kunden aus einem Mandanten heraus bedienen müssen. Da es allerdings kaum eine Hürde darstellt einen Mandanten je Kunden anzulegen und zu verwalten, ist diese Notwendigkeit bei unserem System praktisch nicht gegeben und daher technisch auch nicht vorgesehen. Damit vermeiden wir auch Fehler die bei Agenturen auftreten können, stell Dir vor, beschickst eines Tages versehentlich den falschen Empfängerkreis eines Deiner Kunden, nur weil das Segmentierungsfeld versehentlich verändert oder falsch ausgewählt hast.

Kontaktdatenbank (alle Kontakte) löschen

Diese Funktion steht dem Administrator eines Mandanten zur Verfügung, sollte allerdings die ultima ratio sein, die nur angewendet wird, wenn der gesamte Kontaktdatenbestand unbrauchbar geworden ist und der gesamte Kontaktdatenbestand neu aufgesetzt werden muss. Bei diesem Löschvorgang werden alle Kontaktdaten endgültig und inkl. aller Detailinformationen gelöscht, so auch die Daten über Bounces, Abmeldung, Öffnungs- und Klickverhalten usw.]]>

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