[i]icon-beaker[/i] Alle Editionen, die UTF-8 oder ISO-8859-1 als Zeichensatz verwenden

Die Kontaktverwaltung ist durch einen Klick auf „Kontakte“ in der Hauptnavigationsleiste zu erreichen. Hier öffnet sich eine tabellarische Liste aller im Mandant gespeicherten Kontaktdatensätze. Alle Kontaktinformationen und deren Zusätze können für eine Personalisierung herangezogen und genutzt werden. Für jeden Datensatz werden, soweit vorhanden, in der Gesamtansicht folgende Informationen angezeigt: NR (eine automatisch erzeugte eindeutige Referenznummer für den Kontakt), Vorname, Nachname, Format (empfängt der Kontakt E-Mail als HTML, Text oder Multipart), E-Mail Adresse, Erstellt am, Status.

Alle Kontakte mit der Rolle Administrator werden mit der Farbe magenta hinterlegt angezeigt und können zwar verändert aber nicht gelöscht werden.

Öffne die Kontaktverwaltung über den Reiter Kontakte oder im Seitenmenü über den Punkt Kontaktverwaltung. [caption id="attachment_931" align="aligncenter" width="300"]Kontaktverwaltung Kontaktverwaltung[/caption]  

1. Kontakte gesamt oder nach Status gefiltert auflisten

Um sich alle Kontakte oder Kontakte nach Status gefiltert auflisten zu lassen, klicke bitte den passenden Link im Bereich links oben in der Seite (Kontaktverteilung) an. Das Erstellen der Liste kann, abhängig von der Gesamtzahl der Kontakte im Mandanten, einige Sekunden dauern. Die Kontakte werden aufsteigend nach NR (interne Profil-ID) am unteren Ende der Seite aufgelistet. Klicke auf die einzelnen Spaltentitel, um die Sortierung der Liste auf- bzw. absteigend nach der jeweiligen Spalte zu ändern.In dieser Liste findest folgende Daten in einzelnen Spalten aufgelistet: NR, Vorname, Nachname, Format (Multipart, HTML oder Text), E-Mail Adresse, Erstellt am, Status. In der letzten Spalte findest die Icons um den jeweiligen Kontakt zu bearbeiten pedit und zu löschen pdel. Es werden automatisch die ersten 20 Kontakte aufgelistet, die gefunden wurden (ebenso bei Verwendung der Suchfunktion). Unter der Kontaktliste findest den Link Weitere anzeigen, über den Dir mehrfach weitere 20 Kontakte anzeigen lassen kannst, die der offenen Kontaktliste angefügt werden.

2. Kontaktverteilung nach Status als Diagramm einsehen

Im oberen mittleren Bereich der Kontaktverwaltung wird automatisch ein Kuchendiagramm eingeblendet, dass die Verteilung der Kontakte nach Status anzeigt. [caption id="attachment_938" align="aligncenter" width="300"]Kontaktverteilung Kontaktverteilung[/caption]

3. Kontakte als CSV Datei exportieren

Über diesen Link öffnest die Seite „Kontaktdaten exportieren“. Weitere Informationen zu diesem Dialog findest im Abschnitt Kontakte exportieren.

4. Kontakte aus CSV Datei importieren

Dieser Link öffnet den Dialog „Kontaktdaten importieren“. Weitere Informationen zu diesem Dialog findest im Abschnitt Kontakte hinzufügen.

5. Einzelkontakte manuell hinzufügen

Dieser Link öffnet die Kontaktdetailansicht mit leerem Eingabeformular, damit dort einen neuen Kontakt anlegen kannst. Die Kontaktdetailansicht ist weiter unten unter Kontakt hinzufügen > Manuelle Eingabe genauer beschrieben.

6. Alle Kontakte löschen

Dieser Link steht nur Rollen mit weitreichenden Berechtigungen, wie Administratoren, zur Verfügung. Beachte bitte, dass diese Aktion sämtliche im Mandanten vorhandenen Kontakte endgültig und unwiederbringlich löscht. wirst mehrfach aufgefordert den Löschvorgang zu bestätigen, bevor er endgültig ausgeführt wird.

Löschvorgänge sind nicht reversibel. Die Daten werden endgültig aus der Datenbank gelöscht und sind aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht wiederherstellbar. Bitte prüfe sorgfältig, ob die korrekten Datensätze ausgewählt haben, bevor den Löschvorgang bestätigst.

7. Suchergebnis löschen

Hast eine Suche durchgeführt, steht Dir, abhängig von Deiner Rolle und Deinen Benutzerrechten, die Option „Suchergebnis löschen“ zur Verfügung. Klickst auf diesen Link und bestätigst den Hinweisdialog, werden alle Kontakte, die bei Deiner Suche gefunden wurden, endgültig gelöscht.

Löschvorgänge sind nicht reversibel. Die Daten werden endgültig aus der Datenbank gelöscht und sind aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht wiederherstellbar. Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob Sie die korrekten Datensätze ausgewählt haben, bevor Sie den Löschvorgang bestätigen.

8. Nach Kontakten suchen

Hier suchst nach Namen oder E-Mail Adressen. [caption id="attachment_939" align="aligncenter" width="300"]Kontakt suchen Kontakt suchen[/caption] Verwendung des Suchfeldes Um einen oder mehrere Kontakte zu suchen, gibst einen Suchbegriff von mind. 3 Zeichen Länge ein, z.B. den Vornamen eines Kontakts oder einen Teil seiner E-Mail Adresse. Die Suche beachtet Groß-/Kleinschreibung nicht, frank und Frank werden also identisch behandelt. Gibst einen Begriff ohne * ein, wird eine exakte Treffersuche in Vornamen und Nachnamen durchgeführt, Eingabe frank findet also den Nachnamen Franke nicht. Gibst eine E-Mail Adresse (Eingabe enthält ein @) ohne * ein, wird eine exakte Treffersuche in E-Mail Adressen durchgeführt. Verwende diese Option nur, wenn die vollständige E-Mail Adresse kennst. Verwende * als Platzhalter vor oder nach Deinere Eingabe, um auch ähnliche Ergebnisse zu finden (z.B. Name* oder *@gmx.de).
Beispiele
Eingabe peter findet alle Kontakte mit peter oder Peter in Vorname oder Nachname, Peterson dagegen wird nicht gefunden
Eingabe Peter* findet alle Kontakte, deren Vorname, Nachname oder E-Mail Adresse mit Peter beginnt, Peterson wird aber ebenfalls gefunden
Eingabe *peter* findet alle Kontakte, deren Vorname, Nachname oder E-Mail Adresse peter enthält, Peterson wird auch hier als Treffer gelistet
Eingabe *yahoo.de findet alle Kontakte, deren E-Mail Adresse auf die Domain yahoo.de endet
Autocomplete Bei Eingabe von drei oder mehr Zeichen, erscheinen vorhandene Treffer aus den E-Mail Adressen unter dem Eingabefeld und können per Mausklick direkt ausgewählt werden. [caption id="attachment_940" align="aligncenter" width="300"]Autocomplete Autocomplete[/caption]

9. Einzelkontakt bearbeiten

Über das Symbol pedit hinter einem angezeigten Kontakt, öffnest die Detailansicht und kannst das zugehörige Kontaktprofil bearbeiten. Weitere Einzelheiten findest du im Abschnitt Kontakt bearbeiten.

10. Einzelkontakt löschen

Über das Symbol pdel hinter einem angezeigten Kontakt, löschen Sie diesen endgültig aus der Datenbank. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Kontakt löschen.]]>

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