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In diesem Bereich kann man Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen. Dabei können Benutzerrechte mittels einer Benutzerrolle gewählt werden.

[i]icon-info-sign[/i] Man beachte, dass lediglich Rollen unterhalb der eigenen zugewiesen werden können, bzw. man keine Benutzer und deren Rollen editieren kann, die eine höhere oder gleichwertige Rolle haben. Diese Benutzer müssen von einer übergeordneten Rolle, z.B. dem Administrator verwaltet werden.

[caption id="attachment_263" align="aligncenter" width="300"]Benutzerliste Benutzerliste[/caption] Um vorhandene Benutzer zu bearbeiten, klickt man auf die entsprechende Zeile oder das Symbol icon_benutzer_bearbeiten Benutzer bearbeiten. In der folgenden Detailansicht können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Um Benutzer neu anzulegen, klickt man auf die Schaltfläche „Neuen Benutzer anlegen“, diese führt in die gleiche Seite wie Benutzer bearbeiten, diese ist dann jedoch noch nicht ausgefüllt. Um vorhandene Benutzer zu löschen, klick man in der zu löschenden Zeile auf das Symbol icon_benutzer_loeschen Benutzer löschen. [caption id="attachment_266" align="aligncenter" width="300"]Benutzer bearbeiten Benutzer bearbeiten[/caption] Titel dient dazu einen akademischen oder anderen Titel einzutragen. Anrede sollte eine vollständige Anrede wie z.B. Sehr geehrter Herr enthalten. Vorname und Nachname enthalten die vollständigen Namen des Benutzers. E-Mail Adresse ist das Feld, in dass eine gültige E-Mail eingetragen werden sollte. Über diese E-Mail Adresse lassen sich später auch Kundenserviceanfragen schneller abwickeln, das Feld ist daher Voraussetzung für das Anlegen eines neuen Benutzers. Sprache dient dazu die bevorzugte Sprache für die Benutzeroberfläche je Benutzer festzulegen. Verfallsdatum kann dazu verwendet werden, den Benutzerzugang zu einem festen Datum automatisch ablaufen zu lassen. Nach Ablauf muss der Benutzer neu freigeschaltet werden. Status ist ein Pflichtfeld mit Grundeinstellung aktiv. Weitere Statuswerte sind gelöscht, versteckt, inaktiv und abgemeldet. Benutzername ist der erste Teil der Benutzerzugangsdaten und besteht aus einer gültigen E-Mail Adresse, per Grundeinstellung wird die Adresse aus dem Feld E-Mail Adresse übernommen. Passwort ist der zweite Teil der Benutzerzugangsdaten und ist ebenfalls ein Pflichtfeld. über die Schaltfläche „erstellen“ kann hier schnell und zuverlässig ein gültiges und sicheres Passwort erstellt werden. Man beacht, dass folgende Regeln für die Erstellung von Passwörtern gelten:
  • 8 Zeichen lang
  • zufällig erzeugte Abfolge von Zeichen
  • das erste Zeichen ist eine Ziffer zwischen 0 und 9
  • das letzte Zeichen ist ein Sonderzeichen aus folgenden zulässigen: @<({[/=]})>!?$%&#*-+.,;:_
  • Zeichen 2-7 bestehen aus Groß- und Kleinbuchstaben (A-Z und a-z) und/oder Ziffern von 0-9
Diese Passwörter gelten als „STRONG“ (Stand Dezember 2009). Externe Tools, die wir für die Passworterzeugung empfehlen können sind z.B. http://www.gaijin.at/olspwgen.php. Rolle ist ein Auswahlfeld, in dem die gewünschte Benutzerrolle eingestellt werden kann.

In jedem Mandant muss mindestens ein verantwortlicher Benutzer mit der Rolle Administrator angelegt werden, bevor ein Mandant an Kunden übergeben wird. Wir empfehlen die Anzahl verantwortlicher Benutzer, also Administratoren, so gering wie möglich zu halten und nicht jedem Benutzer des Mandanten diese Rolle zu vergeben, wenn dies nicht unvermeidlich ist. Man achte bitte darauf, dass die E-Mail Adresse des Administrators valide und aktiv ist! An diese E-Mail Adresse werden wichtige Systemnachrichten versendet, z.B. bei Systemausfällen oder wenn der Administrator zusätzliche Upgrades/Produkte im Mandant freischaltet, die kostenpflichtig sind. Ebenso achte man auf eine sichere Vergabe von Benutzernamen (wir empfehlen die E-Mail Adresse als Benutzername zu verwenden) und Benutzerpasswort. Einfache Passwortmuster (z.B. xq12345), die sich über mehrere Mandanten wiederholen sind leicht durch Unbefugte zu erraten! Man sollte die Zugangsdaten auf möglichst sichere Weise an die Benutzer übermitteln, unverschlüsselte E-Mails sind dafür nicht geeignet.

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