Wieviele Mandanten benötige ich? Dem Benutzer können ein oder mehrere Mandanten zur Verfügung gestellt werden. Um Mandanten, Vorlagen und Benutzerrechte im System optimal planen und einsetzen zu können, ist es hilfreich zu verstehen, was ein Mandant darstellt. Wie in der Übersicht erwähnt, ist ein Mandant ein Adress- und Funktionsraum. Jeder Mandant kann hinsichtlich seiner Module, Features und Rechte unterschiedlich konfiguriert werden. Er stellt zudem ein Adressbereich dar, in dem sichergestellt ist, dass jede Adresse nur einmal vorkommt. Demgemäß ist eine Abmeldung durch den Empfänger immer auf einen Mandanten bezogen. Daraus ergeben sich wichtige Konsequenzen: a) Newsletter und Zielgruppen Grundsätzlich können aus einem Mandanten mehrere Newsletter an unterschiedliche Empfängergruppen versendet werden. Überschneiden sich jedoch die Empfängergruppen, kann es passieren, dass sich der Leser eines Newsletters bei der Abmeldung gleichzeitig – und unbeabsichtigt – auch für alle übrigen Newsletter abmeldet, weil sich die Abmeldung immer auf den gesamten Mandanten (und die aus ihm versendeten Newsletter) auswirkt, um sicherzustellen, dass eine abgemeldete Adresse nicht mehr beliefert wird. Um dies zu verhindern, gibt es zwei Optionen: mittels einer Profilseite kann sich der Empfänger für unterschiedliche Newsletter an- und abmelden, was im Adressbereich als Profiloption abgelegt wird. Im Falle einer Abmeldung ändert sich dann lediglich die Profiloption und der Empfänger bleibt für die übrigen Versendungen aktiv. Bei größeren Datenbeständen kann dies aber schnell unübersichtlich werden, zumal beim Import sichergestellt werden muss, dass diese Profiloptionen nicht überschrieben werden. In diesen Fällen empfiehlt es sich deshalb, für jeden Newsletter einen eigenen Mandanten einzurichten – vor allem dann, wenn es zu keinen Überschneidungen im Adressbestand kommen darf (Presse, Premiumkunden etc.). b) Abbildung von Unternehmensstrukturen Ein weiterer Grund, mehrere Mandanten zu verwenden, ist das verteilte Arbeiten in unterschiedlichen Märkten oder Filialen und die damit verbundene Abbildung von Unternehmensstrukturen in der hierarchischen Anordnung von Mandanten. So können Filialen in der Themen- und Produktauswahl eigenständig auf lokale Märkte reagieren. Werden diese Mandanten unter einem Mastermandanten vereint, behalten Gebietsverantwortliche dennoch den Überblick und können die Filialmandanten zudem mit gemeinsamen Inhalten beliefern.

Datenerhebung, Profiloptionen und Personalisierung

a) Anmeldung und Datenfluss Eine Versendung setzt zunächst das Einverständnis des Empfängers voraus (Permission), wobei die Art der Anmeldung eine große Rolle spielt. Beim Double Opt-In-Verfahren ist die Hürde der Anmeldung zwar hoch, aber rechtlich eindeutig – im Gegensatz zum Single Optin, die eine sofortige Anmeldung ermöglicht, aber keinen Rückschluss auf die Identität des Anmelders zulässt. Das Anmeldeformular muss einen datenschutzrechtlichen Hinweis enthalten und darf nur Pflichtfelder enthalten, die für einen Versand zwingend erforderlich sind (in der Regel ist dies nur die E-Mail-Adresse). Möchte man jedoch den Leser persönlich ansprechen, empfiehlt es sich, Angaben wie Vor- und Nachname oder das Geschlecht als optionale Felder in das Formular mit aufzunehmen. Ein weiterer Gesichtspunkt ist, wohin diese Daten fließen sollen. Viele Unternehmen betreiben neben dem Adresspool in XQ:Campaign auch eigene Datenbanken. Um Inkonsistenzen zwischen den Systemen zu vermeiden, stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
  • Daten fließen sowohl ins XQ:Campaign-System als auch in eigene Datenbanken
  • Daten fließen nur insXQ:Campaign-System und werden von dort exportiert
  • Daten fließen nur in den eigenen Bestand und werden vor jeder Versendung importiert
Vor allem die letzte Option bietet einige Risiken, da in das XQ:Campaign-System nicht nur Anmeldungen gelangen, sondern auch Profiloptionen und Abmeldedaten. Die Gefahr, dass durch einen Import rechtlich relevante Informationen überschrieben werden, kann hierbei nicht immer ausgeschlossen werden. Um bletten zu vermeiden, sollte man sich frühzeitig für einen Primärschlüssel entscheiden: die E-Mail-Adresse oder eine Kundennummer, die nur einmal vorkommen darf. In der Grundeinstellung ist die E-Mailadresse der Primärschlüssel, damit kein Empfänger mehrfach beschickt wird und Abmeldungen eindeutig sind. Möchte man dem Empfänger die Möglichkeit geben, seine Adresse zu aktualisieren, muss man ihm eine Profilseite zur Verfügung stellen, wo er seine Daten und Interessen verwalten kann, oder man wählt die firmeninterne Kundennummer zum Primärschlüssel. Diese muss dann jedoch bei jedem Import enthalten sein, um eine eindeutige Zuordnung gewährleisten zu können. b) Profiloptionen und Personalisierungen Welche Informationen vom Empfänger benötigt werden, hängt davon ab, wie weit man in der Personalisierung seiner Versendung gehen möchte (s.u.). Soll lediglich die Anrede oder Betreffzeile personalisiert werden, genügen Vor- und Nachname. Für fehlende Einträge bedarf es dann nur einer neutralen Anrede. Sollen dem Empfänger jedoch lokale oder auf ihn zugeschnittene Angebote zugesandt werden, wird es notwendig sein, frühzeitig weitergehende Daten wie Postleitzahl oder Interessen zu erheben. Dies kann bereits optional über die Anmeldung erfolgen oder mittels Umfragen. Je früher solche Erhebungen durchgeführt werden, umso vollständiger sind spätere Datenbestände. Hierbei muss jedoch stets der Grundsatz der Datenvermeidung nach dem BDSG beachtet werden.]]>

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