Automatischer Kontaktexport via FTP-Server
Kontaktdaten können in unserem System unter Verwendung eines kontoeigenen oder externen FTP-Servers sowohl importiert als auch exportiert werden. Nach einmaliger Aktivierung und Konfiguration können so die Aufwände für manuelles Filehandling eingespart werden.
Bitte beachten: Hierbei handelt es sich um ein kostenpflichtiges Produkt, das hinzugebucht werden kann. Bitte wende dich für weitere Informationen an unseren Vertrieb.
Den FTP-Ressourcentransfer (Kontaktimport und/ oder -Export) aktivierst Du als Konto-Administrator im Menü Einstellungen/ Kontakte/ FTP-Ressourcentransfer:
FTP-Server-URL, Benutzername, Passwort
Für Import und Export erhältst jeweils eine URL, einen Benutzernamen und ein Passwort, wobei sich diese Angaben auf den FTP-Server von XQueue beziehen. Benutzername und Passwort für Im- und Export weisen unterschiedliche Werte auf. Ab dem nächsten Login eines Users sind die entsprechenden Menüpunkte dann im Bereich Listen & Kontakte/ Kontaktimport bzw. Kontaktexport sichtbar: „Automatischer Kontaktimport über FTP-Server“ bzw. „Automatischer Kontaktexport über FTP-Server“:
Ist das entsprechende Produkt aktiviert, kann künftig an diesen Stellen auch die Historie aller FTP-Kontaktimporte bzw. -Exporte für dieses Konto eingesehen werden.
Kontaktexport via FTP-Server Schritt 1- Kontaktdaten
Der Export-Workflow besteht aus 3 Schritten: Kontaktdaten, Dateiformat und Export Zur Erstellung eines Kontaktexportes via FTP klicke bitte zunächst auf den Button „automatischen FTP-Kontaktexport erstellen“. Es öffnet sich der Screen „Kontakexport Schritt 1 – Kontaktdaten“.
Allgemeine Einstellungen
Bezeichnung:
Trage hier bitte eine aussagekräftige Bezeichnung für den Export ein, so dass optimalerweise auch andere Mitarbeiter später auf einen Blick sehen können, worum es sich handelt.Kontaktfilter:
Jeder Export basiert auf einem Kontaktfilter (auch der Export aller Kontakte). Sollte der gewünschte Filter nicht in den vorgegebenen Standardfiltern enthalten sein, muss vor Erstellung eines Exportes ein entsprechender Filter angelegt werden.
Kopfzeile:
Hier legst Du fest, ob die erste Zeile der Datei exportiert werden soll.Kontaktdatenfelder:
Der Umfang enthaltener Kontaktdatenfelder in der Exportdatei kann spezifiziert werden. Links unter „verfügbar“ sind alle Felder für dieses Konto aufgelistet; die für den Export gewünschten Felder können mittels der Pfeiltasten in den rechten Bereich „verwendet in Exportdatei“ aufgenommen werden.
Response-Informationen:
Der Umfang enthaltener Response-Informationen auf Einzelkontaktebene innerhalb der Exportdatei kann spezifiziert werden. Verwende hierzu bitte ebenfalls die Pfeiltasten.
Nun klicke bitte auf „weiter“.
Kontaktexport via FTP-Server Schritt 2- Dateiformat
In diesem Schritt kannst das Dateiformat und die korrespondierenden Einstellungen der zu generierenden Exportdatei spezifizieren. Das derzeit unterstützte Dateiformat ist CSV. Überprüfe im Anschluss Dein Ergebnis mithilfe der Live-Vorschau.
Dateiformatierung
Gewisse Parameter der Datei können hier angepasst werden.Zeichensatz:
Wähle hier bitte den Zeichensatz (Charset) aus, der in der Exportdatei Verwendung finden soll.
Datenfeldtrennzeichen:
Hier wird das Trennzeichen für die einzelnen Datenfelder wie Emailadresse, Anrede usw. selektiert. Zur Auswahl stehen Semikolon, TAB oder Leerzeichen. Wir empfehlen allerdings, TAB oder Leerzeichen zu verwenden, da es öfter vorkommt, dass Semikolons in den eigentlichen Adressdaten vorkommen und die Trennung der Datensätze dann an den falschen Stellen erfolgt.Dezimaltrennzeichen:
Hier kannst zwischen Komma und Punkt wählen. Beispielsweise wird ja im Deutschen ein Dezimalwert mit Komma, im Englischen hingegen mit Punkt eingeleitet.Kommastellen:
Hier können für evtl. zu exportierende Zahlenwerte in den Datenfeldern zw. 0 und 4 Stellen nach dem Komma ausgewählt werden.Kontaktvorschau
Hier kannst die Formatierung nochmals überprüfen. Es wird angezeigt, wie die Werte in der Datei dann dargestellt werden, inklusive natürlich der zuvor eingestellten Datenfeld- und Dezimaltrennzeichen.
Nun klicke bitte auf „weiter“.
Kontaktexport via FTP-Server Schritt 3- Export
Bevor die Exportdatei generiert wird, wähle bitte die Bereitstellungsmethode, das Intervall und den Beginn des Kontaktexports. Hinweis: Der Exportstatus kann in der Kontaktexportübersicht verfolgt werden.Bereitstellung
Intervall:
Hier kannst auswählen, ob der Export täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen soll. Beim wöchentlichen Export wird dann noch eine Auswahlliste („Tag:“) für den Wochentag eingeblendet, beim monatlichen Export ebenfalls, nur dass hier dann ein beliebiger Monatstag zwischen 1. und 31. selektiert werden kann.
Stunde/ Minute:
Stelle hier den genauen Zeitpunkt ein, zu dem der Export erfolgen soll.FTP-Server wählen
Export auf den FTP-Server des Kontos:
Hier kannst noch einmal die Daten sehen, die nach der Aktivierung des kontoeigenen FTP-Transfers erzeugt wurden. Verwende diese Option, wenn unseren FTP-Server für diesen Export verwenden möchtest:
FTP-Protokoll:
Hier kannst wählen zwischen FTP, FTPS oder SFTP.
URL/ Port/ Benutzername/ Passwort:
Trage hier bitte die entsprechenden des gewünschten FTP-Servers und Benutzers ein.Dateipfad:
hier ist im Format „/folder“ bitte ein Ordnername einzugeben. Dadurch wird der Zielordner für den Export festgelegt. Sind alle Einträge korrekt, kannst per Klick auf „Kontakte exportieren“ einen Export durchführen.Kontaktexportübersicht
Der angelegte FTP-Kontaktexport ist nun in der Übersicht „Listen & Kontakte“/ Kontaktexportübersicht“ unter ‚“Automatischer Kontaktexport über FTP-Server“ sichtbar. Das grüne Pfeilsymbol zw. Checkbox und Exportname zeigt an, dass der betreffende automatische Export aktiv ist.
Von hier aus kann der Export, wenn gewünscht, per Klick auf den Link „manuell starten“ auch ausserhalb evtl. eingestellter Intervalle jederzeit manuell angestossen werden.
FTP-Kontaktexport Details
Diese Seite öffnet sich, wenn auf den Namen des FTP-Exportes klickst (im Beispiel „all contacts – FTP). Sie informiert über die definierten Werte des jeweiligen FTP-Kontaktexports:
Statistik der rchläufe des automatischen Kontaktexports
Im Bereich „Statistik“ findest analog zu den manuellen Exporten den Link „Berichte“:
Ein Klick hierauf öffnet die „Statistik der rchläufe des automatischen Kontaktexports“. Diese Auflistung zeigt alle Export-rchläufe des automatischen Kontaktexports über FTP. Sollte ein rchlauf keine geänderten Daten enthalten haben, wird er nicht aufgelistet. Erweiterte Informationen zu den jeweiligen Exporten können über den Export-Bericht, aufrufbar durch Klick auf den Link „Bericht“, eingesehen werden.
Der Export-Bericht informiert über Bezeichnung, Exporter, Status, das Exportdatum, die Dauer des Exportes und die Anzahl der enthaltenen Kontaktzeilen:
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