Kontakte

Kontaktliste

Übersicht über den gesamten Adresspool, wie auch in der Infobox beschrieben: „In diesem Bereich findest eine Auflistung aller Kontakte Deines Kontos. Kontakte können manuell, über den Import oder über die Systemschnittstelle hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden.“ Kontaktliste Rechts neben der Infobox findest eine Übersicht über die Anzahl der gesamten, der aktiven und der abgemeldeten Kontakte. Darunter ein Diagramm mit der Verteilung der Adressen, aufgegliedert und farblich gekennzeichnet nach: Kontakte mit aktivem Status, Kontakte ohne Permission, geblockte Kontakte und abgemeldete Kontakte. Die nachfolgende Kontaktauflistung zeigt alle Empfängeradressen einzeln, mit Ausnahme der abgemeldeten Kontakte.

Tabs „E-Mail Adresse“, „Vorname“, „Nachname“, „PLZ“, „Ort“

Auf der linken Seite befindet sich eine Checkbox, um einzelne Kontakte zu markieren, gefolgt von einem Kreissymbol, dessen Farbe Auskunft über den Kontaktstatus gibt: Grün = aktive Kontakte, Orange = geblockter oder geblacklisteter Kontakt, Grau = Kontakt ohne Permission (also entsprechend der Farbgebung im Diagramm „Kontaktbestandsverteilung“). Danach werden die E-Mail Adressen an sich aufgelistet, gefolgt von (wenn verfügbar) Vorname, Nachname, PLZ und Ort der Empfänger.

Tab „Score“

Mittels des Balkensymbols kannst den „Einzelkontakt-Report“ aufrufen. Einzelkontakt-Report Dieser liefert folgende Informationen: a) E-Mail Adresse, gefolgt von einem Link „Kontakt bearbeiten“, der direkt zur Kontaktdetailansicht führt: Kontaktdetailansicht   In der Kontaktdetailansicht können diverse Werte eingesehen bzw. bearbeitet werden (sh. Bild „Kontaktdetailansicht“). Unter „Versandhistorie“ können historische Mailings per Klick auf das Briefchen-Symbol rechts als Schnelltest angefordert werden, d.h. das gewählte Mailing geht als Test-Mail an den angemeldeten Benutzer oder an eine E-mailadresse, die auswählen kannst. Ein Schnelltest ist nur an 1 E-mailadresse möglich. Die Auswahl triffst in dem Pop-up-Fensterchen, das sich nach Klick auf das Briefchen öffnet: VersandhistorieSchnelltest aus Versandhistorie   Diese Option steht auch für historische, kontaktereignis-gesteuerte Trigger-Mailings zur Verfügung. Bitte beachten:  Die Liste zeigt oben alle reguläre oder Trigger-Mailings an, die ein Kontakt bekommen hat. Die Zahl unten („Summenelement) beinhaltet auch die Bounces aus den Testversendungen. Die Bounces aus den Testversendungen werden registriert und können ebenfalls zum Blocken von Kontakten führen. Versandhistorie 2 Diese Diskrepanz kann auschließlich bei den Kontakten auftreten, die bei den Tests verwendet werden. b) Soziodemografie: je nach vorhandener Info können hier Vorname, Nachname, Geschlecht, Alter, Familienstand, Nationalität etc. aufgeführt sein. c) Anmeldedatum inklusive Uhrzeit sowie Ursprung des Kontaktes (manuell, Import oder über Benutzeroberfläche bzw. Schnittstelle, d.h. z.B. von Deiner Anmeldeseite ausgehend). d) Status & Permission: hier kannst noch einmal mit der entsprechenden farblichen Kennzeichnung einsehen, ob der Kontakt aktiv, geblockt, oder geblacklistet ist. Desweiteren wird angezeigt, ob der Kontakt über eine gültige Permission verfügt. Trifft dies zu, wird die Art der Permission angegeben (z.B. „Double Opt-In inkl. Einwilligung zum Einzelnutzertracking“). Hinweis: aussagekräftige Auswertungen und eine gezielte Reaktion auf das Empfängerverhalten sind nur möglich, wenn eine Einwilligung der Kontakte zum Einzelnutzertracking vorliegt. Da nur das Double Opt-in-Verfahren Rechtssicherheit gewährleistet, empfehlen wir dringend, ausschließlich Kontakte mit Permissionsmethode “Double Opt-in inkl. Einwilligung zum Einzelnutzertracking” zu besenden. e) Erhaltene Mailings: Die nächsten 3 Zeilen informieren über die Anzahl erhaltener E-Mailings, Trigger (mehr dazu unter Trigger Mailings) und erhaltene DOI-Mailings. f) Werbedruck: hier wird die durchschnittliche Anzahl der E-Mailings angezeigt, die der gewählte Kontakt wöchentlich erhält. g) Response: hier kannst die wichtigsten Kennzahlen für das Antwortverhalten abrufen:
„Öffnungen“
Per Prozentsatz wird die Quote „Öffnungsrate unique“ angezeigt. Darunter versteht man die Anzahl der Empfänger, die das E-Mailing mindestens 1x geöffnet haben. Mehrfachöffnungen pro Empfänger werden hier nicht berücksichtigt. Öffnungen unique: zeigt die absolute Anzahl dieser unique-Öffnungen an. Öffnungen: zeigt die absolute Anzahl der Öffnungen an, inklusive Mehrfachöffnungen pro Empfänger. Mehrfachöffnungsrate: Faktor, der sich aus dem Verhältnis der unique-Öffnungen und der Gesamtöffnungen ergibt: Beispiel: 10.000 Empfänger haben mindestens 1x geöffnet, insgesamt jedoch wurden 17.500 Öffnungen registriert. Ergo wäre der Quotient hier dann bei 1,75.
„Klicks“
Analog zu den Öffnungen wird zunächst der Prozentsatz „Klickrate unique“ (Empfänger hat mindestens 1x geklickt, ohne Mehrfachklicker) angezeigt, gefolgt von den Gesamtzahlen: Klicks unique, Klicks (= gesamt, incl. Mehrfachklicker) sowie die CtO-Rate in Prozent. Unter CtO (Click-to-open) versteht man das Verhältnis von Klicks zu Öffnungen gemäß der Formel CtO-Rate = Gesamtanzahl an Klicks (pro Empfänger) geteilt durch die Gesamtanzahl der Öffnungen.
„Bounces“
Prozentuale Anzeige der Bounce-Rate gesamt, also der nicht besendbaren Empfänger im Verhältnis zum Gesamtverteiler. Angabe der Gesamtzahl an Hard-Bounces (definitiv nicht zustellbar) sowie Soft-Bounces (temporär nicht zustellbar). h) Präferenzen: Zeigt die Top 3 E-Mail-Clients an, über die geöffnet wurde, gefolgt von den verwendeten Geräten (Device) und dem Format (HTML oder Text). i) Auswertungen: Öffnungen nach Betreffzeilen-Inhalt auf Wort-Ebene: Hier siehst , farblich gekennzeichnet und in unterschiedlicher Größe angezeigt, die Öffnungsrate des selektierten Kontaktes. Die Größe symbolisiert die Häufigkeit des Auftretens eines Wortes in der Betreffzeile, die Farbe gibt Auskunft über die erzielte Öffnungsrate. Erst-Öffnungen nach Wochentagen und Tageszeit: Zunächst kannst auswählen, ob nur die erste Öffnung oder alle Öffnungen angezeigt werden sollen. Die folgenden 3 Checkboxen erlauben eine Filterung nach höchster Öffnungswahrscheinlichkeit nach Wochentag und Tageszeit/ Wochentag/ Tageszeit. Die Ergebnisse werden in einer Grafik mit den 7 Wochentagen und 24 Spalten mit der Uhrzeit als Balken dargestellt, blau steht für Öffnungen mit Desktop-Geräten, orange für mobile Endgeräte.

Kontaktfilter

Kontaktfilter dienen der Segmentierung deiner Kontakte und können zur Erstellung von Verteilerlisten oder zur Erstellung von Reportings verwendet werden. Das Startmenü „Kontaktfilterübersicht“ zeigt alle derzeit verfügbaren Kontaktfilter. Diese können aus mehreren Subfiltern bestehen.

Kontaktfilterübersicht (Startseite)

Kontaktfilterübersicht Wichtig: Die angezeigten Ergebnismengen spiegeln den Stand zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung wieder, könnten also ggf. nicht aktuell sein. Im Rahmen einer Versandvorbereitung wird übrigens im Hintergrund noch einmal aktualisiert. Rechts oberhalb der Filterliste stehen dir 4 Buttons zur Verfügung: Kontaktfilter erstellen, Kontaktfilter aktualisieren, Kontaktfilter kopieren sowie ausgewählte Kontaktfilter entfernen. Manche Kontaktfilter können allerdings nicht entfernt werden: diejenigen, die sich gerade in Bearbeitung befinden sowie die Standardfilter: alle abgemeldeten Kontakte, alle geblockten Kontakte, alle Kontakte, alle Kontakte mit aktivem Status, alle Kontakte ohne Permission, alle Hardbouncer sowie alle Softbouncer.
Kontaktfilterliste
Auf der linken Seite findest zunächst eine Checkbox zur Markierung sowie ein Icon, das den Filtertyp beschreibt. Per mouseover erhältst die Information, ob es sich um einen „Standard-Kontaktfilter“ oder einen von Benutzern erstellten „Kontaktfilter“ handelt. Die Spalte „Kontaktfilter“ zeigt außerdem den Namen des Filters an. rch Klick auf denselben kannst direkt in die Maske „Kontaktfilterbearbeitung“ springen, wo die Einstellungen und Filter des selektierten Kontaktfilters bearbeiten und die Änderungen abspeichern kannst. Kontaktfilterbearbeitung Angezeigt werden desweiteren die Bezeichnung des Filter, die API-ID (eindeutige Kennzeichnung für den selektierten Filter), der Link „Kontaktfilter als Verteilerliste speichern“, der Filtertyp, Erstellungsdatum & Autor, die Aktualität im Datumsformat mit Aktualisierungslink, der bisher erzielte Score zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung, die Verwendung (falls der Filter schon eingesetzt wurde) sowie die enthaltenen Filterbedingungen.
Aktualisierung von Kontaktfiltern
Bitte beachten: Eine reine Aktualisierung von Kontaktmengen des Kontaktbestands führt nicht zu einer Aktualisierung aller Kontaktfilter. Neben
  • einer manuellen Aktualisierung oder
  • Aktualisierungs-Anfragen über API
findet eine automatische Aktualisierung betreffender Kontaktfilter bei folgenden Aktionen statt:
  • Versand regulärer E-Mailings (Verteilerliste, enthaltene Kontaktfilter-basierte Anzeigen)
  • Sammelversand von Trigger-Mailings auf Kontaktfilter-Ebene (Verteilerliste, enthaltene Kontaktfilter-basierte Anzeigen)
  • Kontakjobs
  • Kontaktexport
  Zurück zur Kontaktfilter-Übersicht. In der folgenden Spalte kannst die Anzahl der enthaltenen Subfilter sehen. Unter „Kontakte“ wird die Anzahl der vom jeweiligen Filter erfassten Einzelkontakte angezeigt. Eine Einzelauflistung dieser Kontakte („Kontakttreffer“) ist per Mausklick auf die Anzahl abrufbar (angezeigt werden E-Mail-Adresse und, wenn vorhanden, Vor- und Nachname). „Anteil Gesamtbestand“ gibt den Anteil der Kontakte, die den Filterkriterien entsprechen, im Verhältnis zum Gesamt-Kontaktbestand als Prozentsatz an. In der Spalte „Score“ wird per Sternchen-System eine Bewertung von Öffnungs-, Klick- und Bouncerate angezeigt. Die Einstellungen für die Score-Basis und die Schwellwerte kannst selbst optional anpassen. Das entsprechende Menü findet sich unter „Einstellungen/ Listen&Kontakte/ Scoring“. Eine Erläuterung hierzu findest im Handbuch-Kapitel „Einstellungen“. Rechts von der Wertung kann unter Umständen ein rotes Ausrufezeichen für kontextbezogene Information erscheinen, wo z.B. auf eine erhöhte rchschnitts-Bouncerate hingewiesen wird. Filterselektionen basierend auf Öffnungen oder Klicks können hinsichtlich des Betriebssystems, des Betriebssystem-Typs, des E-Mail-Clients oder des E-Mail-Client-Typs erweitert werden. Filterselektionen basierend auf Bounces können hinsichtlich des Bounce-Codes oder des Bounce-Typs erweitert werden. Ebenfalls kann eine Kontaktfilterselektion auf Basis von Bounce- oder Blackliststatus getroffen werden, d.h., es lassen sich Kontaktfilter erstellen,, in denen Kontakte selektieren kannst, die aufgrund der Bounce-Policy oder des Blacklisten-Handlings deaktiviert sind: Bounce Status in Kontaktfilterselektion Blacklist Status in Kontaktfilterselektion
Filterung nach Domaintyp
Alle Kontakte werden auf Basis der Domain ihrer E-Mail-Adresse einem Domaintyp zugeordnet. Diese Zuordnung findet bei Bedarf in täglichem Intervall statt. Als Typen können „Business-Domains“, „Webmailer, ISPs und Telcos“, „Bot-Domains“, „Wegwerf-Domains“ und „Sonstige“ selektiert werden. Domaintyp Sofern der Domaintyp eines Kontakts einer Business-Domain entspricht, findet eine Branchenzuordnung nach dem Schlüssel des Statistischen Bundesamts statt. Diese Anreicherung findet bei Bedarf in täglichem Intervall statt. Branchen-Selektionen können teilweise mit bis zu 3 Ebenen erstellt werden (abhängig von der Tiefe der Branchengliederung).   Aktualität: Die letzte Spalte gibt Auskunft über die Aktualität des jeweiligen Kontaktfilters: ein Symbol, gefolgt von Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung. Ein Ausrufezeichen mit orangem Hintergrund bedeutet, dass eine Aktualisierung angebracht ist, ein Häkchen auf grünem Grund zeigt an, dass der Filter aktuell ist.  

Neuen Kontaktfilter erstellen

Nach Klick auf den Button erscheint das Menü „Kontaktfiltererstellung“. Kontaktfiltererstellung Zunächst muss eine Bezeichnung eingegeben werden, dann kannst per Klick auf den Link „neue Filterbedingung hinzufügen“ mit der Filtererstellung beginnen. Der erste Schritt besteht in der Auswahl der Startmenge.

Filterbedingungseditor

Zumindest eine Filterbedingung ist zur Erstellung notwendig. kannst mehrere Bedingungen innerhalb einer Regel erstellen, die notwendigen Operatoren stehen in der Auswahlliste zur Verfügung. Die Inhalte müssen hierbei zeilenweise oder per Semikolon getrennt sein. Als Operatoren für „Inhalt eines Kontaktfeldes“ stehen beispielsweise zur Verfügung: ist gleich, ist nicht gleich, ist Teil der Liste, ist nicht Teil der Liste, enthält, enthält nicht, beginnt mit, endet mit, ist leer, ist nicht leer: Operatoren Filterbedingungseditor
Startmenge: Der Editor zeigt zunächst das Auswahlfeld „Startmenge“. kannst mit 0 Kontakten beginnen und dann Kontakte addieren oder als Startmenge alle Kontakte mit aktivem Status bzw. alle Kontakte wählen und dann ggf. Kontakte subtrahieren. Die Option „alle Kontakte mit aktivem Status“ selektiert nur E-Mailadressen, die tatsächlich für eine Versendung in Frage kommen. Kontakte mit Status „geblockt“ (durch Bounce Policy oder Blacklisten) und Abmelder werden hier nicht mit selektiert. „Alle Kontakte“ hingegegen berücksichtigt Adressen mit jedwedem Status. Mengenoperation: Hast als Startmenge „0 Kontakte“ gewählt, steht nur „Kontakte hinzufügen“ als Auswahlmöglichkeit zur Verfügung. Für „alle Kontakte“ existieren die Optionen „Kontakte entfernen“ und „Stichprobe auswählen“ (bei jeder Aktualisierung des Kontaktfilters bzw. der Abdeckung wird eine neue, zufällige Stichprobenauswahl gebildet!). Als Kontaktmenge für die Stichprobe kannst eine Anzahl an Kontakten oder einen prozentualen Anteil am Gesamtbestand wählen. Für die Auswahlmöglichkeit „alle Kontakte mit aktivem Status“ kann zusätzlich als Mengenoperation eine Schnittmenge gebildet werden, z.B.: „Bilde die Schnittmenge aus der Menge der Kontakte mit aktivem Status und der Menge der Kontakte, bei denen der Inhalt des Kontaktfelds Nachname gleich dem Wert Mustermann entspricht“. Selektionsbasis: Die häufigste Variante ist „Inhalt eines Kontaktfeldes“. Je nach vorhandenen Kontaktfeldern und Werten kannst hier Bedingungen erstellen. Die Operatoren richten sich nach dem Datenfeldtyp. Beispiel: möchtest der Startmenge 0 alle Kontakte hinzufügen, die weiblich sind. Dies erfordert einen gültigen Wert im Kontaktfeld „Geschlecht“. Die Selektionsbasis wäre „Inhalt eines Kontaktfeldes“, die Bedingung „Geschlecht“, Operator „ist gleich“, Wert „weiblich“. Weitere mögliche Varianten wären „Geografischer Bezug“ (mit Option „Interaktive Karte starten“, um Gebiete festzulegen bzw. einzugrenzen), „Response-Informationen“ (z.B. wurde beschickt, hat geöffnet, hat geklickt usw.), „Verteilerlisten- oder Kontaktfilterzugehörigkeit“ (setzt Vorhandensein derselben voraus), „Kontaktimport-Zugehörigkeit“ und „Kontaktereignisse“ (z.B. Kauf im Onlineshop, Umfrageteilnahme, Klick auf Double-Opt-in-Link, Warenkorbabbruch).
Beispiele Selektionsbasis
Selektionsbasis „Kontaktimport-Zugehörigkeit“
Wird als Selektionsbasis „Kontaktimport-Zugehörigkeit“ gewählt, kann z.B. eine Bedingung erstellt werden wie „wurde durch Kontaktimport erstellt (oder importiert)“ mit anschliessender Auswahl des gewünschten Importes. Kontaktimport als Bedingung Hierbei ist zu beachten, dass hier der automatische Import via FTP-Server nur inkludiert wird, sofern bei Erstellung des betreffenden FTP-Importes die Nachverfolgung aktiviert wurde.
Selektionsbasis „Response-Informationen“
Wählst als Selektionsbasis „Response-Informationen“, erscheinen folgende Operatoren in der Auswahlliste: wurde beschickt, hat gebounced, hat geöffnet, Öffnungsrate, hat geöffnet (unique), Öffnungsrate (unique), hat geklickt, Klickrate, hat geklickt (unique), Klickrate (unique), hat sich angemeldet, hat sich abgemeldet, hat Rückläufer gesendet: Operatoren Filterbedingungseditor 2 Für die Option „hat Rückläufer gesendet“ kannst z.B. die Bedingung optional noch erweitern um:
  • Zeitraum (in welchem Zeitraum traf der Rücklaufer ein)
  • Uhrzeit (wann genau wurde der Rückläufer erhalten=
  • Versendung (auf die sich die manuelle Antwort bezieht) und
  • Kategorie der Rückläufer.
Weitere kontextbezogenen Operatoren werden je nach Auswahl eingeblendet. Ebenso kannst Kontakte selektieren, die gleichzeitig Maileon-Benutzer sind und somit beispielsweise schnell eine interne Testliste erstellen. Solche Testlisten eignen sich hervorragend, um vor der eigentlichen Versendung das Mailing noch einmal zu überprüfen. Kontaktfilter nach Rückläufern Je nach Selektionsbasis kannst also äußerst präzise Kontaktfilter erstellen. Im Filterbedingungseditor gehst dazu folgendermaßen vor:
Selektionsbasis „Geografischer Bezug“
Die Auswahl „Geografischer Bezug“ ruft einen Geoselector auf, wo zwischen diversen Aktionen wählen kannst: Laden eines Standard-Gebietes, Laden eines eigenerstellten Gebietes, Erstellung eines Gebietes (Freihand), Erstellung einer Umkreissuche, Erstellung einer Anfahrts-Selektion und Erstellung einer Einwohnerdichte-Selektion. Je nach gewählter Aktion erscheinen kontextsensitiv weitere Schritte in diesem Workflow. Geoselektor im Filterbedingungseditor  
Selektionsbasis & Bedingung
=> nachdem mindestens eine Filterbedingung erstellt hast, kannst durch Klick auf den gleichnamigen Button den Kontaktfilter speichern. Überträgst die notwendigen Informationen im Rahmen eines Kontaktereignisses (z.B. „Kauf„) zu Maileon, kannst auch RFM-basierte Kontaktfilterregeln erstellen. Hierfür werden als Minimum folgende Informationen benötigt: wann hat der Kontakt in letzter Zeit eingekauft (Recency), wie oft hat er gekauft (Frequency) und wie viel Geld wurde ausgegeben (Monetary). Eine sinnvolle Kontaktfilter-Regel könnte demnach beispielsweise lauten: „Selektiere alle Kontakte, deren durchschnittlicher Wert der Eigenschaft ‚Kaufpreis‘ des Ereignisses ‚Kauf“ größer gleich 50 Euro beträgt.

Kontaktimport

Generell unterscheiden wir zwischen regulärem Import (mittels eines geführten Workflows) und Abmelder-Import.

Kontaktimportübersicht (Startseite)

Kontaktimportübersicht Hier siehst alle bisher durchgeführten Kontaktimporte für dieses Konto sowie einen Button „neuen Kontaktimport starten“. Die Übersicht „Kontaktimport“ zeigt die zugewiesene Import-Bezeichnung , den Fortschritt, Startdatum und -Uhrzeit der Importe, den Benutzer, der den Import durchgeführt hat (im Normalfall eine E-Mailadresse) sowie den Link „Bericht„. Klickst auf diesen Link, wird die Maske „Import-Bericht“ aufgerufen. Import-Bericht Hier findest Informationen zu den durch den Import hinzugefügten oder geänderten Kontakte: Bezeichnung, Importer, Importdatum, Dauer und Details.- Unter „Details“ ist die Anzahl der verarbeiteten und problematischen Kontakte ersichtlich, gefolgt von der Anzahl der hinzugefügten oder aktualisierten Kontakte. Aktualisierte Kontakte befanden sich schon vor dem selektierten Import im System, es wurden aber neue Felder oder Feldwerte importiert. Zuletzt werden die Anzahl der abgelehnten und bereits abgemeldeten Kontakte angezeigt, falls vorhanden. Desweiteren kannst diesen Import-Bericht durch Klick auf den Link „Import Bericht downloaden“ auch herunterladen.

Neuen Kontaktimport starten

Nach Klick auf diesen Button erscheint zunächst eine Auswahl für die Art des Kontaktimportes: Neuer Kontaktimport
1. Regulärer Import von Kontakten über eine CSV-Kontaktdatei
nach Klick auf „fortfahren“ befindest dich in Schritt 1 des Workflows. Die einzelnen Schritte lauten Dateiupload, Textkonvertierung, Kontaktfelder&Optionen sowie Permission&Import.  
Schritt 1: Dateiupload
Dateiupload Hier lädst deine Kontaktdatei im Format CSV, TXT oder ZIP auf den Server. Zunächst muss eine Importbezeichnung vergeben werden, danach klicke bitte auf „Kontaktdatei hochladen“. Ist der Upload erfolgreich, wird dies durch ein Häkchen auf grünem Grund angezeigt, gefolgt vom Zusatz „Kontaktdatei >Dateiname< (>Dateigröße<) erfolgreich auf den Server geladen!“ sowie einem Link „Datei löschen“, falls die Datei doch nicht hochladen möchtest. Danach klicke bitte auf „weiter“.
Schritt 2: Textkonvertierung
Deine Import-Datei unterliegt gegebenenfalls einer speziellen Formatierung. Bitte stelle diese Optionen folgend ein und überprüfe das Ergebnis in der Live-Vorschau auf korrekte Zeichendarstellung und Spaltentrennung. Maileon setzt Kenntnisse in der Erstellung einer CSV-Datei voraus. Allgemeine Informationen sowie weiterführende Links kannst z.B. hier finden. Textkonvertierung Dateiformatierung: Der voreingestellte Zeichensatz kann mittels der Auswahlliste geändert werden. Das System versucht schon beim Hochladen der Datei, den Zeichensatz zu erkennen. Wichtig: wird hier nicht der korrekte Zeichensatz eingestellt, kommt es zu Fehldarstellungen bei ausgegebenem Text. Häufig ist hier die Anrede betroffen. Mit den beiden nachfolgenden Auswahllisten kannst das Datenfeldtrennzeichen (Standard: Semikolon) sowie das Dezimaltrennzeichen (Standard: Komma) ändern. Die Einstellung „Kopfzeile“ ermöglicht dir eine Angabe dazu, ob deine Datei eine Kopfzeile mit Spaltenüberschriften enthält, die beim Upload nicht als Datensatz betrachtet werden soll. Kontaktvorschau: Hier kannst anhand der ersten 20 Kontakte der Datei überprüfen, ob die Formatierung in Ordnung ist. Trifft dies zu, klicke bitte auf „weiter“.
Schritt 3: Kontaktfelder & Optionen
Hier erfolgt das Mapping, also die Zuordnung der hochgeladenen Datenfelder zu den im Konto vorhandenen. Kontaktfeldzuordnung: Hier wird anhand eines Beispielkontaktes der Spalteninhalt den Kontaktfeldern im Konto gegenübergestellt. Die zuzuordnenden Kontaktfelder des Kontos können über die Auswahlliste geändert werden. Mittels des Pfeilsymbols rechts vom Beispielkontakt kannst zwischen den Kontakten deiner Kontaktliste hin- und herblättern. Kontaktimport - Feldzuordnung Ein einfaches Beispiel: enthält die hochgeladene Datei den Datensatz max.mustermann@xqueue.de;Herr;Max;Mustermann;, so würdest den Spalteninhalt max.mustermann@xqueue.de dem Kontaktfeld „E-Mail Adresse“ zuordnen, Herr dem Feld „Anrede“, Max dem Feld „Vorname“, Mustermann dem Feld „Nachname“. Selbstverständlich kann eine beliebige Anzahl weiterer Kontaktfelder gemappt werden wie z.B. PLZ, Ort, Geburtstag usw. Es wird hier also sichergestellt, dass die hochgeladenen Informationen am „richtigen Ort“ abgespeichert werden. Mittels des Buttons „neues Kontaktfeld hinzufügen“ kannst weitere Kontaktfelder im Account anlegen und gleich das Mapping darauf vollziehen. Kontaktimport-Optionen: Für den Kontaktimport stehen verschiedene Optionen bzgl. der bletten- und Abmelderbehandlung, der Kontaktimportfilterung und -nachverfolgung zu Verfügung: a) Kontaktimport-Option: hier legst fest, wie das System sich verhalten soll, wenn Kontakte importiert werden, die bereits im Konto existieren (sog. bletten) oder in deiner Datei mehrfach vorkommen. Zur Auswahl steht hier „vorhandene Kontakte aktualisieren“, „vorhandene Kontakte aktualisieren (inhaltslose Werte ignorieren *))“ und „vorhandene Kontakte nicht aktualisieren“. Vorhandene Kontakte aktualisieren führt einem update der bereits existierenden Kontakte, die hochgeladene Info wird als Neueste bewertet und der Datensatz im Konto mit den neuen Werten ggf. überschrieben. Die zweite Option verfährt ebenso, ignoriert aber leere Datenfelder. Die dritte Option ignoriert neue Info, die evtl. für ein Datenfeld hochgeladen hast und belässt den Datensatz im Konto auf dem bisherigen Stand. *) Inhaltslose Werte im Kontaktimport sind Leerfelder, also werden alle Zellen im Import ignoriert, die keinen Inhalt haben b) Abmelder-Behandlung: die Checkbox „bereits abgemeldete Kontakte ignorieren und nicht reaktivieren“ ist standardmäßig angehakt. Bitte beachte, dass Kontakte, die sich bereits abgemeldet haben, Dir somit gemäß der geltenden Rechtslage in Deutschland die Permission zur Besendung mit Werbematerialien entzogen haben! c) Filterung: „Import von Kontakten mit nicht importierbaren Werten ignorieren“: Sollte das System beim Import auf Werte stoßen, die nicht erkannt werden bzw. nicht importierbar sind, kannst hier das weitere Verhalten einstellen und diese Werte entweder trotzdem importieren oder davon absehen. Sollte die E-Mailadresse des Kontaktes hiervon betroffen sein, so wird diese aller Voraussicht nach nicht besendet werden können, falls der Wert importiert wird.
Schritt 4: Permission & Import
Permission-Handling: Hier gibst ein, ob für die hochgeladenen Kontakte eine Permission vorliegt, d.h. ob der Empfänger seine Einwilligung zur Besendung erteilt hat. Wählst „Vorhanden“, erscheint zusätzlich eine Auswahlliste für die Permissions-Methode. Permission und Import Hier kannst wählen zwischen
    • Single Opt-in: eine einmalige Einwilligung, beispielsweise durch Eintragen der E-Mailadresse auf der Anmeldeseite. Hier ist nicht gewährleistet, dass der Anmelder tatsächlich mit dem Inhaber des E-Mail-Kontos identisch ist.
    • Confirmed Opt-in: hier wird an die eingetragene E-Mail eine Bestätigungs-Mail gesendet, allerdings ohne einen „Confirmation Link“ zur Bestätigung. Wird gerne von Spammern missbraucht. Der Empfänger muss hier aktiv widersprechen, um keine Werbemails zu erhalten. Diese Methode ist in Deutschland nicht legal und sollte nicht angewendet werden!
    • Double Opt-in: an die angegebene E-Mailadresse wird eine Bestätigungs-Mail inklusive eines „Confirmation Links“ gesendet. Die Anmeldung wird erst gültig, wenn der Empfänger diesen Link klickt. Somit wird sichergestellt, dass der Empfänger deine E-Mailings auch wirklich erhalten möchte (der Empfänger muss sich ja in seinem Postfach anmelden, um die Bestätigungsmail zu öffnen und auf den Link zu klicken). Das Double Opt-in ist die einzige Permissionsmethode, die XQ aufgrund der Rechtslage empfiehlt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang vor allem das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb, vor allem § 7, Absatz 2, Nummer 2 und 3 (2004). Bitte beachte, dass XQ hierzu nur allgemeine Information geben kann. Solltest konkrete Rechtsfragen haben, wende dich bitte an deinen Rechtsanwalt.
    • Double Opt-in inkl. Einwilligung zum Einzelnutzertracking: dies ist die empfohlene Methode, da ansonsten eine Vielzahl von wichtigen Reportings nicht verfügbar wäre. Entsprechend wird unterhalb des Auswahlfensters eingeblendet: „Sofern eine Permission ohne Einzelnutzertracking vorliegt, sind viele Auswertungspotentiale basierend auf Kontaktresponsemerkmalen nicht verfügbar.“
Hinweis: aussagekräftige Auswertungen und eine gezielte Reaktion auf das Empfängerverhalten sind nur möglich, wenn eine Einwilligung der Kontakte zum Einzelnutzertracking vorliegt. Da nur das Double Opt-in-Verfahren Rechtssicherheit gewährleistet, empfehlen wir dringend, ausschließlich Kontakte mit Permissionsmethode “Double Opt-in inkl. Einwilligung zum Einzelnutzertracking” zu besenden.
    • Permission-Aktualisierung: Sofern es sich um eine Aktualisierung, also den Import bereits bestehender Kontakte mit neuen Informationen, handelt, gilt: die Permission-Methode wird nur für im Upload enthaltene neue Kontakte definiert – die bestehenden Kontakte werden hiervon nicht berührt. Somit wird das Handling von Konten mit heterogenen Permissionszuständen vereinfacht. Möchtest trotzdem die importierte Methode auf bereits existierende Kontakte anwenden, so muss die Checkbox „gewählte Permission-Methode auch bei bestehenden Kontakten aktualisieren“ angehakt sein.
Kontaktimport-Nachverfolgung: hier hast die Möglichkeit, gleich einen Kontaktfilter zu erstellen, der alle Kontakte dieses Imports enthält. Entscheidest dich für diese Option, wird eine zusätzliche Checkbox eingeblendet „zusätzlich eine Verteilerliste basierend auf dem Kontaktfilter erstellen“. Wenn planst, genau diejenigen Empfänger künftig zu besenden, die sich in deiner Importdatei befinden, dann markiere bitte die Checkbox. Erklärung: hier muss die Checkbox markiert werden, um den Import durchführen zu können: „Ich versichere hiermit, dass die oben genannten Angaben zu Permission-Art und -Umfang vollumfänglich den Tatsachen entsprechen und überprüfbar sind“. Da die Rechtslage in Deutschland eine Überprüfbarkeit der Permission (und ggf. der Einwilligung zum Einzelnutzertracking) vorschreibt, können ohne diese Erklärung keine Adressen importiert werden. Nun kannst per Klick auf den Button „Kontakte importieren“ den Import starten. Anschließend wird wieder die Kontaktimportübersicht angezeigt.
2. Import von Abmeldern im Rahmen einer Liste von E-Mail-Adressen
Hier kannst , beispielsweise zum Abgleich mit deinem CRM-System, per copy&paste E-Mailadressen von Abmeldern importieren. Bitte beachte die Hinweise in der Importmaske: Abmelder-Import – Bitte als Trennzeichen entweder einen Zeilenumbruch, ein Komma oder ein Semikolon verwenden. – Wichtig: Pro Abmelder-Import können maximal 70.000 Kontakte abgemeldet werden! Per Klick auf den Button „Kontakte abmelden“ bestätigst die Aktion.
Automatischer Kontaktimport via FTP-Server
Kontaktdaten können in unserem System unter Verwendung eines kontoeigenen oder externen FTP-Servers sowohl importiert als auch exportiert werden. Nach einmaliger Aktivierung und Konfiguration können so die Aufwände für manuelles Filehandling eingespart werden. Bitte beachten: Hierbei handelt es sich um ein kostenpflichtiges Produkt, das hinzugebucht werden kann. Bitte wende dich für weitere Informationen an unseren Vertrieb. Den FTP-Ressourcentransfer (Kontaktimport und/ oder -Export) aktivierst als Konto-Administrator im Menü Einstellungen/ Kontakte/ FTP-Ressourcentransfer: Einstellungen
FTP-Server-URL, Benutzername, Passwort
Für Import und Export erhältst jeweils eine URL, einen Benutzernamen und ein Passwort, wobei sich diese Angaben auf den FTP-Server von XQueue beziehen. Benutzername und Passwort für Im- und Export weisen unterschiedliche Werte auf. Ab dem nächsten Login eines Users sind die entsprechenden Menüpunkte dann im Bereich Listen & Kontakte/ Kontaktimport bzw. Kontaktexport sichtbar: „Automatischer Kontaktimport über FTP-Server“ bzw. „Automatischer Kontaktexport über FTP-Server“: Automatischen FTP-Kontaktimport erstellenAutomatischen FTP-Kontaktexport erstellen     Ist das entsprechende Produkt aktiviert, kann künftig an diesen Stellen auch die Historie aller FTP-Kontaktimporte bzw. -Exporte für dieses Konto eingesehen werden.
Kontaktimport via FTP-Server Schritt 1 – Dateiupload
Bitte klicke zur Erstellung eines neuen FTP-Imports auf den Button „automatischen FTP-Kontaktimport“ starten. Es erscheint der Screen „Kontaktimport Schritt 1 – Dateiupload“. Dateiupload Importdatei Die Aktivierung des FTP-Ressourcentransfers erstellt automatisch 2 Ordner namens „Contacts“ und „Unsubscribers“ pro Account auf unserem FTP-Server. Diese müssen ebenfalls vorhanden sein, wenn einen externen Server verwenden möchtest. Ordner (FTP) Die zu importierenden Dateien müssen sich zum gewählten Importzeitpunkt im entsprechenden Ordner befinden (reguläre Kontakte im Ordner „Contacts“ und Abmelder im „Unsubscribers“-Ordner). kannst die Dateitypen CSV, TXT oder ein ZIP-Archiv verwenden. Unser System wird dann zum festgesetzten Zeitpunkt alle vorgefundenen Dateien importieren. Importbezeichnung: hier bitte einen aussagekräftigen Namen für den Import eingeben Intervall:  kannst stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich importieren lassen Stunde & Minute: Bitte hier die gewünschte Uhrzeit für den Import einstellen Auswahl des FTP-Servers Import über den FTP-Server des Kontos wähle diese Option, wenn den von XQueue zur Verfügung gestellten Server verwenden möchtest Import über einen externen Server Möchtest einen eigenen bzw. anderen externen Server verwenden, so wähle diese Option. Die notwendigen Daten müssen eingetragen werden, wobei hier die Ordner für Kontakt- bzw. Abmelderimport selbst gewählt werden können: Import von externem Server Passwortschutz: Optional kann ein Passwortschutz eingerichet werden, der für alle künftig zu liefernden Dateien gültig ist. PGP-Verschlüsselung: Zur Verschlüsselung der Kontakdateien kann der hier angegebene öffentliche Schlüssel verwendet werden. Valide Datei-Formate sind .TXT.PGP, .CSV.PGP und .ZIP.PGP. Optional kann die verschüsselte Datei als ZIP-Archiv verpackt werden. Verschlüsselung auf mehreren Ebenen (CSV sowie ZIP-Datei) wird nicht unterstützt. PGP-VerschlüsselungKontaktimportdatei: Zur Einrichtung des FTP-Kontaktimportes benötigt unser System eine exemplarische Datei auf dem gewählten FTP-Server. Alle Felder in dieser Datei müssen das endgültig gewünschte Format aufweisen, um das Mapping (d.h. Zuweisung der Dateifelder zu den korrekten Feldern in Maileon) zu ermöglichen. Initiale Datei Dies bedeutet, dass im Falle neu hinzukommender Kontaktfelder auch ein neuer automatischer FTP-Import erstellt werden muss. Ist eine entsprechende Datei auf dem FTP-Server hinterlegt, klicke bitte auf den Button „Kontaktimportdatei von gewähltem FTP-Server beziehen“, anschließend auf „weiter“. Importdatei beziehen
Kontaktimport via FTP-Server Schritte 2-4
Die restlichen Schritte entsprechen denjenigen zum manuellen Import. Nähere Informationen dazu findest  hier.  

Kontaktexport

Kontaktexportübersicht (Startseite)

In diesem Bereich sind alle Kontaktexporte des Kontos aufgelistet. kannst einen neuen Kontaktexport über den Button unterhalb der Tabelle hinzufügen. Bitte klicke hierzu auf den Button „neuen Kontaktexport erstellen“.

Manueller Kontaktexport

Kontaktexport-Übersicht
Schritt 1: Kontaktdaten
Der erste Schritt im Workflow besteht aus Eingabe einer Bezeichnung für den Export und Auswahl eines Kontaktfilters, der für den Export angewendet werden soll („Allgemeine Einstellungen“). In der Rubrik „Kontaktdatenfelder“ legst fest, welche Felder letztendlich exportiert werden sollen. Kontaktdaten Die Checkbox „Kopfzeile“ steuert den Export einer Kopfzeile mit Spaltenüberschriften, falls gewünscht. Nun klicke bitte den Button „weiter“.
Schritt 2: Dateiformat
Dateiformatierung
Hier kannst die Formatierung der Exportdatei anpassen. Dateiformat Dateiformat: der Export wird derzeit immer im Format CSV durchgeführt. Diese können u.a. mit einem Texteditor oder einem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet und/ oder bearbeitet werden. Zeichensatz: hier kann die Zeichenkodierung für den Export eingestellt werden, z.B. „ISO-8859-1 (für Excel optimiert) oder „UTF-8“. Datenfeldtrennzeichen: es stehen Semikolon, TAB oder Leerzeichen zur Auswahl. Das Trennzeichen legt fest, wann ein neues Datenfeld beginnt (z.B. „Max;Mustermann;Max.Mustermann@xqueue.de) Wir empfehlen allerdings, TAB oder Leerzeichen zu verwenden, da es öfter vorkommt, dass Semikolons in den eigentlichen Adressdaten vorkommen und die Trennung der Datensätze dann an den falschen Stellen erfolgt.

Dezimaltrennzeichen

Dezimaltrennzeichen: Auswahlmöglichkeiten sind Komma oder Punkt, um festzulegen, wie die Dezimalstellen von ganzen Zahlen getrennt werden. Kommastellen: gibt an, wie viele Stellen hinter dem Komma bei Dezimalzahlen angezeigt werden sollen. Die Auswahlmöglichkeiten sind 0 bis 4.
Kontaktvorschau
Hier kannst prüfen, ob die Kontakte in der Exportdatei korrekt dargestellt werden. Danach klicke bitte auf „weiter“.
Schritt 3: Export
Hier ist derzeit jeweils nur eine Option vorhanden. Das Menü wurde so konzipiert, dass künftig weitere Optionen hinzugefügt werden können Export Methode: in der Benutzeroberfläche (der Export wird in der Kontaktexportübersicht angezeigt und kann von dort dann heruntergeladen werden) Intervall: einmalig Exportbeginn: sofort Bitte klicke auf „Kontakte exportieren“. findest dich im Menü „Kontaktexportübersicht“ wieder, wo deine bisherigen Exporte angezeigt werden. rch Klick auf den Namen des Kontaktexportes kannst die CSV-Datei, in ein ZIP-Archiv gepackt, nun herunterladen.

Automatischer Kontaktexport via FTP-Server

Kontaktdaten können in unserem System unter Verwendung eines kontoeigenen oder externen FTP-Servers sowohl importiert als auch exportiert werden. Nach einmaliger Aktivierung und Konfiguration können so die Aufwände für manuelles Filehandling eingespart werden. Bitte beachten: Hierbei handelt es sich um ein kostenpflichtiges Produkt, das hinzugebucht werden kann. Bitte wende dich für weitere Informationen an unseren Vertrieb. Den FTP-Ressourcentransfer (Kontaktimport und/ oder -Export) aktivierst als Konto-Administrator im Menü Einstellungen/ Kontakte/ FTP-Ressourcentransfer: Einstellungen
FTP-Server-URL, Benutzername, Passwort
Für Import und Export erhältst jeweils eine URL, einen Benutzernamen und ein Passwort, wobei sich diese Angaben auf den FTP-Server von XQueue beziehen. Benutzername und Passwort für Im- und Export weisen unterschiedliche Werte auf. Ab dem nächsten Login eines Users sind die entsprechenden Menüpunkte dann im Bereich Listen & Kontakte/ Kontaktimport bzw. Kontaktexport sichtbar: „Automatischer Kontaktimport über FTP-Server“ bzw. „Automatischer Kontaktexport über FTP-Server“: Automatischen FTP-Kontaktimport erstellenAutomatischen FTP-Kontaktexport erstellen   Ist das entsprechende Produkt aktiviert, kann künftig an diesen Stellen auch die Historie aller FTP-Kontaktimporte bzw. -Exporte für dieses Konto eingesehen werden.
Kontaktexport via FTP-Server Schritt 1- Kontaktdaten
Der Export-Workflow besteht aus 3 Schritten: Kontaktdaten, Dateiformat und Export Zur Erstellung eines Kontaktexportes via FTP klicke bitte zunächst auf den Button „automatischen FTP-Kontaktexport erstellen“. Es öffnet sich der Screen „Kontakexport Schritt 1 – Kontaktdaten“.   Kontaktdaten (Export)
 Allgemeine Einstellungen
Allgemeine Einstellungen Bezeichnung: Trage hier bitte eine aussagekräftige Bezeichnung für den Export ein, so dass optimalerweise auch andere Mitarbeiter später auf einen Blick sehen können, worum es sich handelt. Kontaktfilter: Auswahl Kontaktfilter Jeder Export basiert auf einem Kontaktfilter (auch der Export aller Kontakte). Sollte der gewünschte Filter nicht in den vorgegebenen Standardfiltern enthalten sein, muss vor Erstellung eines Exportes ein entsprechender Filter angelegt werden. Kopfzeile: Hier legst fest, ob die erste Zeile der Datei exportiert werden soll. Kontaktdatenfelder: Der Umfang enthaltener Kontaktdatenfelder in der Exportdatei kann spezifiziert werden. Links unter „verfügbar“ sind alle Felder für dieses Konto aufgelistet; die für den Export gewünschten Felder können mittels der Pfeiltasten in den rechten Bereich „verwendet in Exportdatei“ aufgenommen werden. Datenfelder auswählen Response-Informationen Der Umfang enthaltener Response-Informationen auf Einzelkontaktebene innerhalb der Exportdatei kann spezifiziert werden. Verwende hierzu bitte ebenfalls die Pfeiltasten. Response-Info auswählen Nun klicke bitte auf „weiter“.
Kontaktexport via FTP-Server Schritt 2- Dateiformat
In diesem Schritt kannst das Dateiformat und die korrespondierenden Einstellungen der zu generierenden Exportdatei spezifizieren. Das derzeit unterstützte Dateiformat ist CSV. Überprüfe im Anschluss Dein Ergebnis mithilfe der Live-Vorschau.
Dateiformatierung
Gewisse Parameter der Datei können hier angepasst werden. Zeichensatz Wähle hier bitte den Zeichensatz (Charset) aus, der in der Exportdatei Verwendung finden soll. Datei formatieren Datenfeldtrennzeichen Hier wird das Trennzeichen für die einzelnen Datenfelder wie Emailadresse, Anrede usw. selektiert. Zur Auswahl stehen Semikolon, TAB oder Leerzeichen Dezimaltrennzeichen Hier kannst zwischen Komma und Punkt wählen. Beispielsweise wird ja im Deutschen ein Dezimalwert mit Komma, im Englischen hingegen mit Punkt eingeleitet. Kommastellen Hier können für evtl. zu exportierende Zahlenwerte in den Datenfeldern zw. 0 und 4 Stellen nach dem Komma ausgewählt werden. Kontaktvorschau Hier kannst die Formatierung nochmals überprüfen. Es wird angezeigt, wie die Werte in der Datei dann dargestellt werden, inklusive natürlich der zuvor eingestellten Datenfeld- und Dezimaltrennzeichen. Vorschau Nun klicke bitte auf „weiter“.
Kontaktexport via FTP-Server Schritt 3- Export
Bevor die Exportdatei generiert wird, wähle bitte die Bereitstellungsmethode, das Intervall und den Beginn des Kontaktexports. Hinweis: Der Exportstatus kann in der Kontaktexportübersicht verfolgt werden.
Bereitstellung
Intervall: Hier kannst auswählen, ob der Export täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen soll. Beim wöchentlichen Export wird dann noch eine Auswahlliste („Tag:“) für den Wochentag eingeblendet, beim monatlichen Export ebenfalls, nur dass hier dann ein beliebiger Monatstag zwischen 1. und 31. selektiert werden kann. Wöchentlicher ExportMonatlicher Export   Stunde/ Minute: Stelle hier den genauen Zeitpunkt ein, zu dem der Export erfolgen soll.
FTP-Server wählen
Export auf den FTP-Server des Kontos Hier kannst noch einmal die Daten sehen, die nach der Aktivierung des kontoeigenen FTP-Transfers erzeugt wurden. Verwende diese Option, wenn unseren FTP-Server für diesen Export verwenden möchtest: Export auf Konto-FTP  
Export auf einen externen FTP-Server Möchtest einen externen bzw. eigenen FTP-Server verwenden, so wähle bitte diese Option. Unser System benötigt gewisse Daten, um den Transfer durchzuführen. Export auf externen FTP
FTP-Protokoll
Hier kannst wählen zwischen FTP, FTPS oder SFTP. Export auf externen FTPAuswahl FTP-Protokoll
 URL/ Port/ Benutzername/ Passwort:
Trage hier bitte die entsprechenden des gewünschten FTP-Servers und  Benutzers ein.
Dateipfad
hier ist im Format „/folder“ bitte ein Ordnername einzugeben. Dadurch wird der Zielordner für den Export festgelegt. Sind alle Einträge korrekt, kannst per Klick auf „Kontakte exportieren“ einen Export durchführen.

Kontaktexportübersicht

Der angelegte FTP-Kontaktexport ist nun in der Übersicht „Listen & Kontakte“/ Kontaktexportübersicht“ unter ‚“Automatischer Kontaktexport über FTP-Server“ sichtbar. Das grüne Pfeilsymbol zw. Checkbox und Exportname zeigt an, dass der betreffende automatische Export aktiv ist. Export in Übersicht Von hier aus kann der Export, wenn gewünscht, per Klick auf den Link „manuell starten“ auch ausserhalb evtl. eingestellter Intervalle jederzeit manuell angestossen werden.  

FTP-Kontaktexport Details

Diese Seite öffnet sich, wenn auf den Namen des FTP-Exportes klickst (im Beispiel „all contacts – FTP). Sie informiert über die definierten Werte des jeweiligen FTP-Kontaktexports: Details  

Statistik der rchläufe des automatischen Kontaktexports

Im Bereich „Statistik“ findest analog zu den manuellen Exporten den Link „Berichte“: Berichte Ein Klick hierauf öffnet die „Statistik der rchläufe des automatischen Kontaktexports“. Diese Auflistung zeigt alle Export-rchläufe des automatischen Kontaktexports über FTP. Sollte ein rchlauf keine geänderten Daten enthalten haben, wird er nicht aufgelistet. Erweiterte Informationen zu den jeweiligen Exporten können über den Export-Bericht, aufrufbar durch Klick auf den Link „Bericht“, eingesehen werden. Statistik rchläufe Export Der Export-Bericht informiert über Bezeichnung, Exporter, Status, das Exportdatum, die Dauer des Exportes und die Anzahl der enthaltenen Kontaktzeilen: Kontaktexport - Bericht Tipps zum Export/ Darstellung in Tabellenkalkulationsprogrammen Die CSV-Datei, in die deine Daten exportiert werden, ist UTF-8-kodiert. Für eine übersichtliche Darstellung empfehlen wir die hier erläuterte Vorgehensweise.
Tabellenkalkulationsprogramm auswählen
Wir empfehlen, falls die Möglichkeit besteht, hierfür mit Openoffice oder Libreoffice zu arbeiten, da dort nur ein Arbeitsschritt notwendig ist. Auch in MS Excel ist jedoch bei der richtigen Vorgehensweise eine übersichtliche Darstellung möglich.
Excel
Öffnest eine CSV-Datei per Doppelklick in Excel, so ist die Darstellung der Datensätze nicht sonderlich übersichtlich. Deswegen öffne bitte eine leere Arbeitsmappe in Excel: Leere Arbeitsmappe Nun wähle bitte den Reiter „Daten“, den Menüpunkt „externe Daten abrufen“ und hier dann „aus Text“: Daten aus Text Anschliessend suche bitte die CSV-Datei auf dem PC und klicke auf „Importieren“: Import in Excel Nun öffnet sich der Textkonvertierungsassistent.
Textkonvertierungsassistent
Auf der ersten von 3 Seiten tätige bitte folgende Einstellungen: Textkonvertierungsassistent 1
Ursprünglicher Datentyp
Getrennt
Dateiursprung
65001: Unicode (UTF-8)
Die Daten haben Überschriften
Unsere Exportdateien haben eine Spaltenüberschrift, z.B. CHQ_ADDRESS, STATUS usw. Demzufolge setze bitte hier ein Häkchen! Nun klicke bitte auf „Weiter“. Im Schritt 2 des Assistenten sollte nun in der Datenvorschau im unteren Bereich bereits eine strukturiertere Darstellung erkennbar sein.
Trennzeichen
Hier muss „Tabstopp“ angekreuzt sein. Ist dies sichergestellt, klicke bitte auf „fertigstellen“. Textkonvertierungsassistent 2
Arbeitsmappe wählen
Im 3. Schritt des Assistenten muss allenfalls die Einstellung „Wo sollen die Daten eingefügt werden?“ geändert werden, falls nicht das bestehende Arbeitsblatt verwenden willst. Ansonsten klicke bitte auf „OK“. Textkonvertierungsassistent 3
Fertig!
Nun hast die Kontaktdaten übersichtlich angeordnet: Fertig!

Was genau sind CSV-Dateien?

Das Dateiformat CSV steht für englisch Comma-separated values (seltener Character-separated values, da das Trennzeichen nicht zwingend ein Komma sein muss) und beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten. Die Dateinamenserweiterung lautet .csv. Ein allgemeiner Standard für das Dateiformat CSV existiert nicht, jedoch wird es im RFC 4180 grundlegend beschrieben. Die zu verwendende Zeichenkodierung ist ebenso wenig festgelegt; 7-Bit-ASCII gilt weithin als der kleinste gemeinsame Nenner. Innerhalb der Textdatei haben einige Zeichen eine Sonderfunktion zur Strukturierung der Daten.
  • Ein Zeichen wird zur Trennung von Datensätzen benutzt. Dies ist in der Regel der Zeilenumbruch des Datei-erzeugenden Betriebssystems – bei dem Betriebssystem Windows sind es in der Praxis oft tatsächlich zwei Zeichen.
  • Ein Zeichen wird zur Trennung von Datenfeldern (Spalten) innerhalb der Datensätze benutzt. Allgemein wird dafür das Komma eingesetzt. In unserem System sind auch Semikolon, Doppelpunkt, Tabulator, Leerzeichen möglich.
  • Um Sonderzeichen innerhalb der Daten nutzen zu können (z. B. Komma in Dezimalzahlwerten), wird ein Feldbegrenzerzeichen (auch: Textbegrenzungszeichen) benutzt. Normalerweise ist dieser Feldbegrenzer das Anführungszeichen . Wenn der Feldbegrenzer selbst in den Daten enthalten ist, wird dieser im Datenfeld verdoppelt.
Der erste Datensatz kann ein Kopfdatensatz sein, der die Spaltennamen definiert, diese muss nicht zwingend enthalten sein. Jeder Datensatz sollte laut RFC 4180, Absatz 2, Punkt 4 die gleiche Anzahl Spalten enthalten – dies wird aber nicht immer eingehalten, insbesondere Excel ist bekannt dafür, beim Speichern einer CSV Datei leere Datenfelder nicht durch ein Trennungszeichen anzugeben. Unser System erwartet jedoch immer ein Trennungszeichen, auch wenn das Datenfeld keinen Wert enthält. Dementsprechend wird beim Export auch immer ein solches Trennungszeichen gesetzt.
Beispiel einer CSV Datei
Stunde;Montag;Dienstag;Mittwoch;Donnerstag;Freitag
1;Mathe;Deutsch;Englisch;Mathe;Kunst
2;Sport;Französisch;Geschichte;Sport;Geschichte
3;Sport;"Religion ev;kath";Kunst;;Kunst

Kontaktfelder

Kontaktfeldverwaltung

Kontaktfeldverwaltung Mittels der 3 Schaltflächen oben rechts kannst ein neues Kontaktfeld erstellen, die Abdeckungen aktualisieren oder markierte Felder löschen. Es folgt eine Übersicht über alle in diesem Konto existierenden Kontaktfelder. 21 Felder existieren bereits standardmäßig, wobei es sich bei dem Kontaktfeld „E-Mail-Adresse“ um ein Schlüsselfeld handelt, da ohne dieses Feld bzw. dessen Werte natürlich keine E-Mails an den Kontakt versendet werden können.
Spalte „Kontaktfeld“
Das Icon vor der Bezeichung des Kontaktfeldes gibt über die Art des Feldes Auskunft: Schlüsselfeld = Schlüsselsymbol, Standardfeld = Dokumentensymbol mit Sternchen, individuelles Kontaktfeld = Dokumentensymbol. Schlüssel- und Standardfelder können nicht gelöscht werden. Individuelle, also „custom“- Felder erkennst auch daran, dass sich links vom jeweiligen Icon eine Checkbox zur Markierung befindet, um das betreffende Feld löschen zu können. rch einen Klick auf das Balkensymbol rechts rufst das Fenster „Wertebereich“ auf: #: laufende Nummer Wert: der eingetragene Wert, wenn vorhanden, in dem selektierten Kontaktfeld. Häufigkeit: absolute Anzahl, zeigt an, wie oft der jeweilige Wert in deinem Kontaktbestand existiert. Beispielsweise der Wert „gmail.com“ im Feld „Domain oder „Schmidt“ im Feld Nachname. Prozentual: prozentualer Anteil des Wertes im Verhältnis zum gesamten Kontaktbestand. Wenn also über 1000 Kontakte verfügst, von denen 50 im Feld Nachname den Wert „Schmidt“ aufweisen, wäre der Wert 5%. Kumuliert: gibt die kumulierte Häufigkeit für den Wert an.
Spalte „Typ“
Zeigt den Datenfeld-Typ des jeweiligen Kontaktfeldes an. Mögliche Typen sind Text, Ganze Zahl, Gleitkommazahl, Datum und Boolean (true/false – Wert).
Spalte „Abdeckung“
Gibt Aufschluss darüber, wie viele Kontakte über einen Wert in dem jeweiligen Kontaktfeld verfügen. Zumindest bei den Feldern E-Mail Adresse, E-Mail Domain und E-Mail Localpart (der Bereich vor dem „@“) sollte die Abdeckung bei 100% liegen. Für eine personalisierte Anrede werden mindestens Geschlecht und Nachname benötigt.
Spalte „Aktualität“
Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung an. Mittels des Pinselsymbols am rechten Bildrand kannst für alle Kontakte die Werte des betreffenden Kontaktfeldes löschen. Hiervon ausgenommen sind die grundlegenden Felder „E-Mail Adresse“ und „E-Mail Domain“.
Button „neues Kontaktfeld erstellen“
Das Menü „Kontaktfeld erstellen“ erscheint. Hier müssen lediglich eine Bezeichnung und der gewünschte Feldtyp eingegeben werden. Je nach gewähltem Typ wird unterhalb des Feldes „Feldtyp“ eine kurze Information dazu eingeblendet. Beispielsweise für den Typ „Gleitkommazahl“: Dieses Feldformat speichert Komma-Zahlenwerte. Als Beispiel kann hierbei ein Preis von „4,99“ gelten. Innerhalb der Kontaktfilter werden darüber hinaus logische Rechenoperatoren angeboten (größer, kleiner, etc.). Kontaktfelderstellung rch einen Klick auf den Button „neues Kontaktfeld erstellen“ speicherst das Feld ab. Das neue Feld ist nun in der Kontaktfeldverwaltung sichtbar und kann mit Werten befüllt werden. Dies kann u.a. durch einen Kontaktimport durchgeführt werden, der das Schlüsselfeld „E-Mail Adresse“ und das neue Feld enthält, natürlich befüllt mit den entsprechenden Werten. Beim Import dann bitte beachten, die blettenbehandlung auf „vorhandene Kontakte aktualisieren“ (ggf. mit Option „inhaltslose Werte ignorieren) zu stellen.

Kontaktereignisse

Hier kannst Kontaktereignisse erstellen, um diese dann im Rahmen eines Triggermailings als Auslöser zu verwenden. Kontaktereignisse

Kontaktereignis-Erstellung

In diesem Menü müssen eine kurze Bezeichnung und eine Beschreibung eingegeben werden. Wenn beispielsweise in einem Konto mehrere Editoren tätig sind, ist eine treffende Beschreibung sehr hilfreich. Kontaktereignis-Erstellung Über den Link „weitere Eigenschaft hinzufügen“ kannst beliebig viele Eigenschaften für das Ereignis festlegen. Zunächst gib bitte wieder eine Bezeichnung und eine Beschreibung ein. Danach kannst , je nachdem, ob die Eigenschaft erfüllt sein soll, um das Trigger-Mailing letztlich auszulösen. die Checkbox „Pflicht“ markieren und anschließend noch das gewünschte Format wählen. Zur Auswahl stehen Text, Ganze Zahl, Gleitkommazahl, Datum, Zeitstempel, Boolean und JSON. Nach Eintragen der gewünschten Eigenschaften klicke bitte den Button „Kontaktereignis speichern“.

Kontaktjobs

Ein Kontaktjob durchläuft deinen Kontaktbestand und kann diverse Anreicherungsmaßnahmen durchführen, beispielsweise durch Suchen und Ersetzen.

Kontaktjobübersicht (Startseite)

Hier erhältst einen Überblick über die bisherigen Kontaktjobs in deinem Konto. Angezeigt werden der Name des Jobs, der Job-Typ, das eingestellte Intervall, Fortschritt und Optionen. Kontaktjobübersicht
Neuen Kontaktjob erstellen
Allgemeine Jobeinstellungen
Nach Klick auf diesen Button wird das Menü „Kontaktjoberstellung“ angezeigt. Kontaktjoberstellung Zunächst muss eine Bezeichnung eingegeben werden. Job-Typ: prinzipiell existieren 4 Job-Typen: Suchen&Ersetzen, Kontakt-Scoring, Kontakte löschen sowie Kontakte abmelden: Kontaktjoberstellung Intervall: hier stellst ein, in welchen zeitlichen Abständen der Kontaktjob laufen soll, oder ob er im Bedarfsfall manuell gestartet werden soll. Mögliche Intervalle sind täglich, wöchentlich, monatlich oder quartalsweise.
Jobspezifische Einstellungen „Suchen und Ersetzen“
Verteilerliste: wähle hier die Kontaktmenge, die vom Kontaktjob erfasst werden soll, anhand einer Verteilerliste aus. Kontaktfeld: Angabe des Feldes, das der Kontaktjob prüfen und ggf. befüllen/ überschreiben soll. Unter Feldinformationen werden nun weitere Informationen eingeblendet (z.B. „Standard-Kontaktfeld, Format: Text, 64 Zeichen“). Ein Beispiel: nicht alle deiner Kontakte verfügen über einen Wert im Feld „Anrede“, verfügst jedoch über diese Informationen im Feld „Geschlecht“ und möchtest deinen Kontaktbestand dahingehend anreichern. Nach Auswahl der Verteilerliste, hier wäre etwa „alle männlichen Kontakte“ angebracht, markierst unter Aktionen die Checkbox „Ersetze leere oder inhaltslose Feldwerte mit Feldwert Herr“ (gegebenenfalls musst zuvor eine Verteilerliste für alle männlichen Kontakte erstellen, anhand des Kontaktfeldes „Geschlecht“). Anschließend klicke bitte auf den Button „neue Aktion hinzufügen“, falls noch weitere Aktionen mit dem Job verknüpfen möchtest. Es können multiple Aktionen „Ersetze Feldwert“, aber nur einmal „Ersetze leere oder inhaltslose Feldwerte mit Feldwert“ verwendet werden (schließlich kann ein leeres Feld mit nur einem Wert befüllt werden). Der Job wird nun, wenn er gestartet wird, alle leeren Felder der männlichen Kontakte mit dem Wort „Herr“ auffüllen oder, wenn eingestellt, bereits vorhandene Werte (also Werte in nicht inhaltslosen Feldern) austauschen.
Jobspezifische Einstellungen „Kontakt-Scoring“
Das Scoring wird in einem Sternchen-System angezeigt, beispielsweise unter “Listen & Kontakte/ Kontaktliste” oder in der Kontaktdetailansicht. Es liefert auf einen Blick Informationen über die Qualität der Kontaktliste, abhängig von der erzeugten Response und basierend auf Maileon-Responsewerten. Das Scoring greift erst ab drei validen Versendungen, da es bei 1 oder 2 Versendungen noch nicht sehr aussagekräftig wäre. Kontaktjoberstellung Scoring Kontaktfeld: Wähle hier ein Kontaktfeld aus, auf das sich das Scoring beziehen soll oder füge dem Konto ein neues Kontaktfeld hinzu. Bewertungsbasis: „Wähle hier aus, wie die Zugehörigkeit eines Kontaktes zu einem Kontaktfilter bewertet werden soll.“ Hier hast 3 Möglichkeiten: a) Die Kontaktfilterzugehörigkeit ergibt den festen Score von X % und andernfalls X% b) Je nach Kontaktfilterzugehörigkeit wird der bestehende Score um X % – Punkte erhöht oder um X % – Punkte reduziert. c) Je nach Kontaktfilterzugehörigkeit wird der maximale Score von 100% pro Jobdurchlauf um X % asymptotisch angenähert. Die Prozentwerte sind im Format 5.0, 100.0, 7.5 etc. einzugeben.
Jobspezifische Einstellungen „Kontakte löschen“ und „Kontakte abmelden“
Kontaktjob Löschen bzw. Abmelden Kontaktfilter: ein Lösch- bzw. Abmeldejob benötigt immer einen Kontaktfilter als Grundlage. Die Kontakte in der Ergebnismenge des gewählten Filters werden dann entsprechend gelöscht bzw. abgemeldet.]]>

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